La ley exige que una corporación tenga una junta directiva. Una junta directiva es un grupo de personas elegidas para representar a los accionistas y asumir la responsabilidad de la dirección y gestión generales de la organización. La ley varía de un estado a otro en cuanto a la frecuencia con la que se debe celebrar una reunión de la junta directiva; sin embargo, la mayoría se lleva a cabo al menos una vez al año. También se puede convocar una reunión de la junta directiva cuando sean necesarias decisiones trascendentales. A menos que la organización sea muy pequeña, la mayoría de las reuniones de la junta directiva proceden de acuerdo con el procedimiento parlamentario.
Leyes y procedimientos
Muchos estados requieren que se anuncie una reunión de la junta directiva con una cierta cantidad de días de anticipación, y se requiere quórum para celebrar una reunión válida, según el sitio web de The Business Advisor. Debido a que una reunión de la junta directiva puede involucrar a un gran número de personas, muchas se llevan a cabo de acuerdo con reglas reconocidas de procedimiento parlamentario para evitar confusiones o ineficiencias. Robert's Rules es un estándar ampliamente aceptado que establece reglas uniformes para cosas como hacer solicitudes y hacer y votar mociones. El espíritu general de las Reglas de Robert y otros sistemas similares es brindar a todos una audiencia justa y votar solo después de una consideración deliberada de todos los puntos de vista.
Agenda y Actas
Los estatutos de la organización pueden requerir que una reunión de la junta directiva tenga una agenda específica antes de que se convoque la reunión, y las corporaciones a menudo están obligadas por ley a llevar actas o notas escritas de las decisiones importantes tomadas en las reuniones de la junta. Estos requisitos, si no se siguen, pueden resultar en una reunión larga o polémica y, en el caso de decisiones indocumentadas, podrían exponer a los miembros responsables de la junta a problemas legales. Las actas deben registrar todas las resoluciones aprobadas y deben estar firmadas por el funcionario corporativo autorizado correspondiente, según The Business Advisor.
Liderazgo
La reunión de la junta directiva debe ser realizada por el presidente o un miembro de la junta con experiencia en el tema que se está tratando. El parlamentario profesional registrado Stran Trout recomienda que, si la reunión es grande, tenga un parlamentario registrado o certificado, que no sea miembro de su organización, para ayudarlo a llevarlo a cabo. Es importante tener un líder que sea diligente en adherirse a la agenda y sea imparcial al reconocer los puntos de vista en competencia. El líder debe tratar de involucrar a todos los miembros de la junta mientras mantiene la reunión dentro de los límites de tiempo especificados.
Estatutos específicos
Las organizaciones a menudo tienen estatutos que rigen sus propias reuniones de la junta directiva, y estos deben observarse. Los estatutos podrían especificar un número mínimo de reuniones, que las reuniones deben realizarse en ciertos eventos, quién está calificado para convocar una reunión de la junta directiva y si la junta directiva puede tomar algunas acciones sin una reunión.