Ya es bastante difícil tratar de defenderse de las muchas condiciones del mercado que pueden estresar su negocio sin tener que preocuparse todos los días por la seguridad de sus clientes, proveedores y empleados. Los intrusos, los robos y las interrupciones de los empleados pueden causar graves daños a su negocio, y la creación de procedimientos de seguridad proactivos para su oficina central ayuda a prevenir problemas y posiblemente reduce las primas de su seguro.
Reúnase con expertos
El primer paso para crear procedimientos de seguridad para su oficina es reunirse con expertos en seguridad comercial. Esto incluye al administrador de su edificio, si alquila un espacio, su proveedor de seguros, un abogado de responsabilidad local y un consultor de servicios de seguridad. Recorra las instalaciones con estos expertos y luego siéntese para evaluar qué creen que debe hacer para mejorar su seguridad y qué recursos recomiendan. No permita armas en sus instalaciones sin hablar con un abogado, el propietario del edificio y un experto en seguridad de armas.
Revisar el acceso
Determine a quién se le debe permitir ingresar a su oficina y proporcione credenciales para los empleados o un sistema de timbre que requiera que una recepcionista o empleado permita que las personas ingresen al edificio u oficina. Coloque su escritorio de recepción en un lugar que le permita a su recepcionista ver quién se acerca a su escritorio lo antes posible. Instale cámaras de seguridad fuera de todas las entradas y en las escaleras si puede pagarlas. Las puertas de las escaleras deben cerrarse desde el exterior, permitiendo que solo los empleados con llaves entren a su espacio desde las escaleras. Evalúe si necesita agregar puertas y ventanas más resistentes, incluido vidrio templado o a prueba de balas. Dependiendo de la frecuencia con la que los visitantes vengan a su oficina y el tiempo que permanezcan, considere solicitar tarjetas de identificación de visitante y registrarse. Limite quién puede firmar o aceptar paquetes.
Mejorar la iluminación
Revise las vías de acceso exterior y los espacios interiores para asegurarse de tener la iluminación adecuada en los lugares donde las personas ingresan y trabajan o los clientes esperan. Encienda las luces con temporizador para que se enciendan antes de que llegue la gente y permanezcan encendidas hasta después del horario de cierre. Asegúrese de tener luces de respaldo que se enciendan en áreas interiores y exteriores importantes cuando haya un corte de energía.
Políticas de empleados
Cree listas de verificación de apertura y cierre para los empleados que son los primeros en llegar y los últimos en irse, y proporcione procedimientos de seguridad para que los empleados los sigan durante el día. Reúnase con los empleados para discutir cómo manejar un incendio, un empleado descontento, una emergencia climática o un intruso hostil. Coloque números de teléfono de emergencia cerca de cada teléfono y colóquelos en marcación rápida. Recuerde a sus empleados que no deben dar ninguna información sobre su negocio por teléfono y que dirijan sus consultas al gerente de su oficina. No permita que los empleados mantengan abiertas las puertas de entrada cuando estén cargando o descargando artículos. Trate de conseguir un amigo o un observador para asegurarse de que los empleados lleguen de manera segura a sus automóviles y emita una palabra o frase en clave que los empleados puedan usar en el teléfono o entre sí para dar la alarma si hay un intruso en el área.
Entrenamiento
Realice un seminario de capacitación para ayudar a sus empleados a lidiar verbalmente con compañeros de trabajo hostiles e intrusos. Considere agregar cerraduras a las puertas de la oficina o agregar puertas seguras para proteger a los empleados de un intruso, y coloque botones de pánico alrededor de la oficina que los empleados puedan usar para activar una alarma fuerte para alertar a otras oficinas cercanas y potencialmente ahuyentar a los intrusos. Hable con su abogado o aseguradora sobre la legalidad de ofrecer capacitación en defensa personal o reembolsos de cursos. Si tiene diferentes áreas de oficina, distribuya walkie talkies y capacite a los empleados sobre cómo usarlos.