El propósito de un formulario W9 es proporcionar a una entidad que emite pagos sujetos a impuestos a una empresa el número de identificación fiscal federal de la empresa. El IRS utiliza un W9 para hacer coincidir los ingresos que los destinatarios informan con los pagos que informan los beneficiarios, lo que reduce la probabilidad de fraude fiscal. Aunque solo un funcionario corporativo autorizado puede firmar algunos formularios de impuestos, un formulario W9 no es uno de ellos.
Formulario W9
Para completar el formulario W9, la persona que lo llena debe conocer el nombre comercial y la dirección de la entidad que informa y el tipo de entidad, como una compañía de responsabilidad limitada o una corporación. La persona que llena el formulario también debe conocer el número de identificación del empleador de la entidad y si la organización está exenta de la retención adicional.
Persona estadounidense
La persona que firma un W9 debe ser una "persona estadounidense". Eso significa que el firmante debe ser un ciudadano de los EE. UU. O un extranjero residente de EE. UU. El firmante debe tener el consentimiento de la organización para firmar un W9 en su nombre, pero el consentimiento puede ser verbal o implícito. No es necesario que una empresa cree una autorización por escrito para firmar un W9.
Política de la compañía
Una empresa puede establecer una política que especifique quién está autorizado a firmar un W9 en su nombre. Si una empresa adopta una política de este tipo, puede restringir a los firmantes a los empleados que cumplan con los requisitos de ciudadanía o residencia de los EE. UU. Y que también tengan conocimiento personal del número de identificación del empleador de la empresa. En ausencia de una política, prácticamente cualquier empleado que sea estadounidense y que conozca la información solicitada en el W9 puede firmar el formulario.
sanciones
El firmante de un W9 certifica bajo pena de perjurio que la información proporcionada es verdadera. Falsificar intencionalmente una certificación en un W9 puede resultar en sanciones penales. La empresa del firmante también puede enfrentarse a una sanción civil; sin embargo, es poco probable que se aplique una sanción si el firmante tiene una razón válida para dar información falsa.