Cuando comienza su negocio por primera vez, sus archivos sobre clientes, proveedores y productos pueden ser tan mínimos que puede tenerlos disponibles al instante y a mano en su escritorio. Pero a medida que su empresa crece y pasa el tiempo, la cantidad de papeleo también aumenta. Debe almacenar este creciente número de registros en papel en archivadores, donde eventualmente se quedará sin espacio. Para mantener los datos actuales fácilmente accesibles y útiles, convierta la información antigua en archivos inactivos.
Conceptos básicos
Los archivos inactivos consisten en papeleo y otra información que ya no es necesaria para realizar negocios diarios. Estos archivos pueden consistir en formularios de impuestos de hace tres años, órdenes de compra de productos que ya se han vendido o información sobre clientes que le compraron por última vez hace más de un año. En algunos casos, como los documentos fiscales, es necesario conservar los registros con fines legales. Es posible que desee conservar otras como referencia, como cuando un cliente le pide que busque un estilo que compró hace dos años. La línea divisoria entre registros activos e inactivos varía según la empresa y puede depender de la cantidad de espacio de almacenamiento que tenga. Pero una pauta útil es convertir los registros que no se han modificado durante un año en archivos inactivos.
Traslados
Desarrolle un método sistemático para convertir archivos activos en inactivos. Un método consiste en incluirlo en los procedimientos de fin de año. En la última semana del año, revise sus archivos y saque los registros de los archivadores de su oficina. Transfiera este papeleo antiguo a cajas de almacenamiento que guarda en una trastienda. Si necesita acceder a los archivos inactivos, aún puede hacerlo fácilmente.
Empleo de casa
Cuando se quede sin espacio en la trastienda, debe considerar una opción fuera del sitio. Una posibilidad es un casillero de almacenamiento que alquila mensualmente, que puede ahorrar dinero pero puede someter sus archivos a temperaturas extremas. Una opción más segura es una instalación con clima controlado especialmente diseñada para registros importantes. Aunque esto es más caro, sus archivos están protegidos de temperaturas extremas y problemas biológicos como moho y hongos.
Yendo a lo digital
Si no le gusta la idea de hacer malabarismos con el papel cada pocos meses o años solo para almacenarlos correctamente, considere la posibilidad de digitalizar sus archivos. Incluso el IRS acepta versiones digitales de recibos como prueba de gastos. Este proceso reduce un gabinete lleno de registros a bits y bytes que ocupa mucho menos espacio en los medios de almacenamiento magnéticos. Puede tener muchos más registros a mano y hacerlos accesibles instantáneamente para cualquier persona que tenga una computadora. También puede duplicar sus archivos inactivos en diferentes ubicaciones o en servidores externos. Si sucede algo que destruya el almacenamiento en un área, sus archivos aún se conservarán en otro lugar. Para comenzar el proceso, solicite a su personal administrativo que digitalice los registros en papel tan pronto como los reciban. Deberá comprar escáneres, así como discos duros y software para almacenamiento. En cuanto a los archivos inactivos existentes: puede ser un mejor uso de los recursos de su personal contratar a una empresa externa para digitalizar sus registros.