Puede evitar la agitación frenética de fin de año a través del papeleo organizando a sus contratistas independientes exentos del formulario 1099 separados de los empleados de su empresa. La confusión asociada con determinar quién califica como contratista independiente versus a quién trata su empresa como empleados es algo que no desea dejar hasta fin de año.
Contratistas independientes
Las empresas que contratan a contratistas independientes y les pagan más de $ 600 en un año calendario deben proporcionar un Formulario 1099 al final del año como prueba de que la empresa ha informado los ingresos del contratista al IRS. La información que utilizan las empresas para generar los 1099 de fin de año proviene de un formulario W-9 del IRS, que requiere el nombre del contratista, la estructura organizativa y el número de identificación fiscal o número de seguro social. Los formularios W-9 no son para los empleados de la empresa; los empleados deben completar un formulario W-4 del IRS.
1099 Justificación
El IRS publica regulaciones que ayudan a las empresas a determinar cómo determinar la condición de contratista independiente. Las diferencias entre un contratista independiente y un empleado y, por lo tanto, quién completa un W-9 frente a quién completa un W-4, se encuentran en tres áreas específicas de la relación laboral. El tipo de relación entre un contratista independiente y la empresa no debe ser similar a una relación empleador-empleado. Es decir, la empresa no proporciona a los contratistas independientes beneficios para los empleados o beneficios que se extienden a los empleados. El acuerdo financiero entre las dos partes debe cumplirse estrictamente sobre una base contratista-cliente independiente, lo que significa que el contratista factura al cliente por el trabajo realizado a la tarifa habitual del contratista independiente o una tarifa que el contratista y la empresa acuerden. El contratista no recibe un pago como el de un empleado y la empresa no retiene impuestos de los pagos que realiza al contratista. El aspecto de comportamiento de una relación cliente-contratista independiente debe ser uno de confianza en las capacidades del contratista y el contratista debe tener control de la manera en que realiza el trabajo. Siempre que la empresa y el contratista independiente cumplan con los criterios en tres aspectos de la relación, existe una justificación para que la empresa solicite un W-9 y emita un 1099 de fin de año.
Exentos: Impuestos sobre la nómina y la renta
Los contratistas independientes están exentos de los montos de retención y la empresa no tiene ninguna responsabilidad por remitir impuestos sobre la nómina en nombre de los contratistas independientes exentos 1099. Muchas empresas no se refieren a sus contratistas independientes como "exentos 1099" porque las empresas generalmente saben que si a un contratista independiente no se le paga de manera similar a un empleado, el beneficiario está exento de la retención del impuesto sobre la renta y de los impuestos sobre la nómina. paga en nombre de un empleado.
Exento: retención adicional
Además, los beneficiarios de su empresa pueden considerarse exentos de la retención adicional. Cuando un contratista está exento de la retención adicional, indica que no retiene ningún pago que pueda estar sujeto a impuestos, como regalías, intereses, dividendos, pagos de no empleados y otros pagos específicos enumerados en el formulario W-9. El contratista debe dar fe de la veracidad de las declaraciones de que no está sujeto a retención adicional y, por lo tanto, es un beneficiario exento.
Organización
Aunque el término exacto "1099 exento" no se usa comúnmente para referirse a contratistas independientes, los términos 1099 y exento juntos significan una relación comercial o laboral que no es una relación empleador-empleado. En consecuencia, las facturas a su empresa de un contratista independiente deben procesarse como cuentas por pagar y no como una cuenta de nómina, incluso si el contratista está desempeñando funciones similares a las de un empleado. Es fundamental distinguir entre cuentas por pagar y cuentas de nómina; La combinación de los dos puede crear una obligación tributaria donde su empresa no tiene ninguna y posiblemente pasar por alto los impuestos por los que su empresa es realmente responsable.