Gran parte de la comunicación que tiene lugar dentro de una organización sigue un enfoque de sentido común que involucra una cadena de mando desde la oficina ejecutiva hasta las líneas del frente, según la Universidad Estatal de Illinois. La forma más común de comunicación dentro de las organizaciones estructuradas sigue un patrón vertical ascendente y descendente, pero demasiados detalles pueden complicar el proceso.
Conceptos básicos
La comunicación que se mueve a través de una cadena de mando suele ser de naturaleza vertical. Las reglas y los mandatos pasan del liderazgo superior a la gerencia y se filtran a los supervisores de primera línea, llegando finalmente a los trabajadores. Cuando los trabajadores tienen un problema, generalmente hablan primero con su supervisor inmediato. La cadena de mando dicta que los supervisores reporten el problema a sus gerentes, quienes luego son responsables de llevar la información a las oficinas ejecutivas.
Propósito
El objetivo principal de operar con un sistema de comunicación vertical es controlar el flujo de información y la toma de decisiones. La comunicación de arriba hacia abajo generalmente consta de órdenes, mandatos, decisiones de política, direcciones e instrucciones. Las políticas y los objetivos de la organización generalmente provienen de la parte superior y se mueven hacia abajo a través de la cadena de mando. La comunicación que fluye hacia arriba generalmente involucra información de las líneas del frente a los ejecutivos sobre lo que está sucediendo en los niveles inferiores. Puede incluir quejas, sugerencias, informes, solicitudes de aclaración o noticias sobre tendencias.
Desventajas
La información a menudo se filtra a medida que avanza y desciende en la cadena de mando, diluyendo el mensaje o cambiando la naturaleza de la información. Los gerentes que reciben una solicitud dirigida a la alta gerencia pueden decidir que la solicitud no es válida y ralentizar su movimiento o detenerla por completo. La información destinada a la distribución a todos los niveles inferiores puede estancarse. Los mandos intermedios pueden decidir que sus trabajadores no necesitan la información y detener su progreso. La información que va en cualquier dirección puede cambiar o diluirse si no se transmite hacia arriba o hacia abajo en su forma original.
Canales
Varios canales utilizados para enviar información hacia arriba y hacia abajo en la cadena de mando también afectan la forma en que se percibe y se actúa. Cuando se transmite verbalmente, la información está contaminada por el lenguaje corporal, los matices hablados y las personalidades del informante. La persona que recibe la información trae varios filtros a cada conversación que pueden cambiar la intención de la información. La comunicación escrita, por otro lado, cuando se transmite sin cambios, puede enviar efectivamente un mensaje consistente a través de una estructura organizacional. Aunque la comunicación electrónica se puede manipular más fácilmente, las organizaciones pueden utilizar una amplia gama de aplicaciones para obtener y recibir información pertinente.