Los procedimientos para el control de documentos garantizan que los empleados en las operaciones de la empresa utilicen los documentos adecuados para realizar su trabajo. Los procedimientos son un componente clave del proceso de garantía de calidad. Realizan un seguimiento de la preparación y el manejo de documentos para asegurarse de que los empleados responsables de la documentación reemplacen los documentos obsoletos con las últimas versiones. Dichos procedimientos incluyen registros de los empleados que crearon, modificaron y aprobaron documentos para que la empresa pueda determinar cómo evitar errores y mejorar la calidad de sus productos y servicios.
Creación
Los procedimientos de control de documentos especifican quién es responsable de crear documentos particulares y cómo el autor del documento tiene que identificarlo. Además de darle al documento un nombre en un formato prescrito, el empleado responsable tiene que firmar el documento para identificarse como el autor. La firma del documento indica que el empleado considera que el trabajo está terminado, y debe incluir la fecha que muestra cuándo completó el trabajo.
Reseña
Los principios de garantía de calidad requieren que las empresas revisen muchos de sus documentos para verificar su precisión, especialmente los dibujos técnicos y las especificaciones. Los procedimientos de control de documentos detallan qué documentos deben ser revisados, por quién y cómo registrar dicha revisión. Por lo general, un procedimiento de revisión especifica qué calificaciones debe tener un revisor y cómo el revisor lleva a cabo los cambios necesarios en el documento. Detalla cómo registrar los cambios y dónde debe firmar el revisor para indicar que ha completado una revisión satisfactoria.
Revisión
Aparte de los cambios realizados durante una revisión, los cambios necesarios en la documentación a menudo son el resultado de cambios en los proyectos u operaciones. Los procedimientos de control de documentos especifican quién inicia las revisiones y quién las lleva a cabo. Una vez que se completa una revisión, el documento revisado recibe una designación que permite a los empleados identificarlo como la revisión más reciente en una fecha en particular. El documento antiguo recibe una designación como obsoleto y una marca de que ya no es actual.
Reemplazo
Una parte clave de los procedimientos de control de documentos detalla cómo una empresa se asegura de que las versiones más recientes de los documentos reemplacen las versiones obsoletas en las ubicaciones donde los documentos están en uso. Los procedimientos especifican quién es responsable de la renovación de la documentación, a menudo el iniciador de las revisiones. Por otro lado, los procedimientos instruyen a los usuarios de la documentación sobre la identificación de material obsoleto y cómo verificar las revisiones más recientes.
Documentos externos
Las empresas con frecuencia tienen que utilizar documentación que proviene de fuera de la empresa. Dichos documentos no siguen los procedimientos internos cuando llegan por primera vez. Los procedimientos de control de documentos especifican quién es responsable de la integración de dichos documentos en el sistema de la empresa. Detallan cómo identificar los documentos externos, si es necesaria una revisión y cómo proceder con las revisiones si es necesario. Una vez integrados, los empleados responsables se aseguran de que los documentos externos relevantes estén disponibles cuando sea necesario.