La mayoría de las pequeñas empresas utilizan la contabilidad de caja. Es más simple e imita la forma en que las personas manejan sus finanzas personales. Pero a medida que una empresa crece, a menudo es necesario cambiar a la contabilidad de acumulación (o devengo). Los posibles inversores, prestamistas y agencias gubernamentales a menudo esperan ver estados financieros preparados con contabilidad de acumulación (o devengo). Los principios contables generalmente aceptados, o PCGA, requieren contabilidad de acumulación (o devengo) porque presenta una imagen más precisa de la situación financiera de una empresa.
Reconocimiento de ingresos
Las distinciones entre efectivo y contabilidad de acumulación (o devengo) realmente se reducen a dos conceptos: reconocimiento de ingresos y contrapartida. En la contabilidad de acumulación (o devengo), una empresa registra (o "reconoce") ingresos cuando obtiene esos ingresos. Digamos que tiene un taller de plomería y usted o uno de sus equipos sale a hacer un trabajo de $ 100 para un cliente. Cuando el trabajo está hecho, ha ganado $ 100, por lo que registra esa cantidad como ingresos en sus libros. No importa si el cliente le paga en el acto o si usted factura al cliente más tarde; lo que importa es que usted ganó el dinero, por lo que registra los ingresos. En la contabilidad de caja, por el contrario, registraría los ingresos solo cuando reciba efectivo, cuando el cliente paga los $ 100.
Coincidencia de
Según el principio de concordancia de la contabilidad de devengo, los gastos en los que incurrió para obtener ingresos se registran al mismo tiempo que los ingresos. Entonces, si el trabajo de plomería de $ 100 le hubiera requerido instalar una pieza que le costara $ 25, registraría un gasto de $ 25 al mismo tiempo que los $ 100 en ingresos. No importa cuándo realmente compró esa pieza; lo que importa es cuándo lo usó. En la contabilidad de caja, habría contabilizado un gasto de $ 25 cada vez que pagó la pieza.
Reflejando la realidad
GAAP prefiere la contabilidad de acumulación (o devengo) porque describe con mayor precisión las actividades comerciales de una empresa. Digamos que dirige una operación que cultiva árboles de Navidad y los vende a los vendedores ambulantes, quienes luego los venden al público. Su período de ventas más activo puede ser desde principios de noviembre hasta principios de diciembre. La contabilidad de devengo reflejaría eso: Le mostraría que obtiene la mayor parte de sus ingresos en ese período. Pero es posible que no reciba el pago de los vendedores ambulantes hasta más tarde, en enero. Según la contabilidad de caja, su período de mayor actividad parecería, incorrectamente, ser enero.
Honestidad
Al exigir a las empresas que registren los ingresos cuando devengan y los gastos cuando incurren, GAAP tiene como objetivo evitar que las empresas tergiversen su actividad comercial manipulando la sincronización de los flujos de efectivo. Con la contabilidad de caja, una empresa podría evitar registrar una pérdida para, por ejemplo, el mes de junio simplemente posponiendo el pago de sus facturas hasta el 1 de julio. Si parece que septiembre será un mes débil para las ventas, una empresa podría apuntalar los números al retrasar la facturación de algunos clientes para que su pago no llegue hasta después del 1 de septiembre. Con la contabilidad de acumulación, una empresa que espera manipular sus números de esta manera tendría que mentir sobre el momento de los ingresos y los gastos, en otras palabras, cometer fraude.
Flujo de fondos
Cualquier propietario de un negocio sabe que no paga sus facturas con "ingresos". Se les paga en efectivo, por lo que el flujo de caja es tan importante para las empresas que utilizan la contabilidad de acumulación como la contabilidad de caja. Es por eso que GAAP exige que una empresa produzca estados de flujo de efectivo regulares, que rastrean el efectivo que entra y sale del negocio, separados de los ingresos y gastos que se registran en el estado de resultados. Combinados, los estados de ingresos y flujo de efectivo presentan una imagen completa de cuándo la empresa gana su dinero y cuándo obtiene su dinero. Y las discrepancias significativas entre los dos pueden generar señales de alerta, como los ingresos que se han registrado antes de que se obtengan y antes de que se facturen al cliente.