El desarrollo organizacional, el proceso de ajustar las funciones departamentales, permite que las empresas se desempeñen de manera más eficiente y aumenten la productividad. Para planificar e implementar cambios organizacionales que beneficien a la empresa, los líderes efectivos establecen roles y responsabilidades claros para todos los miembros del grupo, incluidos los patrocinadores y las partes interesadas. Las tareas típicas incluyen la recopilación de datos, la definición de problemas y la determinación de acciones. El establecimiento de roles funcionales para cada miembro permite una colaboración grupal efectiva, que generalmente resulta en una mejora de la moral y la rentabilidad.
Beneficios
Los roles funcionales claramente definidos, como colaborador, coordinador, evaluador y registrador, previenen problemas de comunicación, promueven la cooperación y permiten que el equipo realice tareas complejas. El establecimiento de roles funcionales para todos los miembros del grupo en el desarrollo organizacional generalmente contribuye a mejorar la calidad, reducir los errores de productos y acelerar el servicio. Esto conduce a una mayor satisfacción del cliente, menores costos operativos y permite que los miembros del grupo se adapten al cambio y respondan rápidamente a las oportunidades.
Rol de colaborador
Los miembros del grupo que desempeñan el papel de contribuyentes suelen proponer ideas, iniciar debates y explorar opciones. Responden a las solicitudes de aclaración proporcionando hechos e información relevante relacionada con el problema. Buscan la información que falta. Los colaboradores expresan sus propias opiniones, relatan su experiencia personal y ofrecen nuevas perspectivas sobre los problemas. Por ejemplo, un colaborador puede sugerir reorganizar la empresa en equipos funcionales, eliminar pasos redundantes en el orden de procesamiento o instituir procesos más respetuosos con el medio ambiente, como comprar solo papel reciclado para su uso en la empresa.
Rol del coordinador
Los coordinadores o facilitadores organizan reuniones de equipo y establecen las agendas. Ellos revisan y aclaran las declaraciones hechas por los contribuyentes para resumir acciones, como la decisión de contratar más asistentes administrativos para manejar los arreglos de viaje requeridos por el personal de ventas. Mantienen al grupo encaminado y ayudan a resolver disputas o conflictos cuando es necesario. Los coordinadores realizan ejercicios de formación de equipos para ayudar a los miembros del grupo a funcionar de manera más eficaz como una unidad.
Rol del evaluador
Los evaluadores funcionan como críticos. Evalúan las propuestas desarrolladas por los miembros del grupo para asegurar que las recomendaciones se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa. Los evaluadores ayudan al grupo a evaluar si las alternativas representan opciones realistas. Los evaluadores hacen preguntas de sondeo y ayudan al grupo a descubrir fallas en sus planes antes de la implementación. Los evaluadores permiten la calidad al asegurarse de que los otros miembros del grupo justifiquen sus planes.
Rol del registrador
Los registradores funcionan como escribas y toman notas sobre lo que sucede durante las reuniones y sesiones de lluvia de ideas. Distribuyen las notas de la reunión por correo electrónico o cargan los documentos en una carpeta pública. Los registradores suelen utilizar herramientas de software, como OneNote de Microsoft Office, Evernote o el software de mapas mentales de Mindjet, para registrar decisiones, conceptos e ideas. Desarrollan diagramas de flujo de procesos y otras formas de documentación, como políticas y procedimientos. Los registradores mantienen notas completas sobre las discusiones y decisiones para que los miembros del grupo puedan concentrarse en participar en las reuniones en lugar de tomar sus propias notas. Dibujar imágenes y diagramas elaborados ayuda a los otros miembros del grupo a solucionar problemas, analizar datos, identificar las causas fundamentales de los problemas y documentar las recomendaciones de mejora de procesos.