Dirigir un consultorio médico requiere una atención extrema a los detalles, un conocimiento práctico del campo médico y un agudo sentido de las responsabilidades administrativas. Como tal, el puesto de gerente de consultorio médico generalmente se reserva para alguien con experiencia y experiencia tanto en enfermería como en administración de empresas. Muchos estados mantienen pautas que deben seguir las oficinas, mientras que otros permiten que cada oficina mantenga su propio conjunto de procedimientos. Independientemente de la jurisdicción, todos los consultorios médicos deben distribuir y comunicar los procedimientos y las políticas del consultorio a todos los miembros del personal, y no es raro que los médicos asuman un papel muy activo en la supervisión y administración de las políticas del consultorio.
HIPAA
Un consultorio médico debe implementar procedimientos y políticas estrictos con respecto al cumplimiento de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico. Las oficinas deben entregar formularios a cada nuevo paciente detallando las protecciones ofrecidas por HIPAA y las formas en que la oficina cumple con la ley. Este formulario, conocido formalmente como Aviso de prácticas de privacidad, debe comunicar en un lenguaje claro el derecho del paciente a examinar sus registros, restringir cierto uso de la información médica personal, autorizar la divulgación de registros y hacer copias de la información médica. El NPP debe revelar que la oficina tiene el derecho de modificar sus disposiciones mediante notificación.
Políticas financieras
Un gerente de consultorio médico se ocupará de los problemas financieros a diario, por lo que es mejor establecer una política para evitar confusiones. Un manual de política financiera sólido incluirá información sobre facturación, cargos por pagos atrasados y trabajo con seguros. Por ejemplo, una póliza debe enumerar las compañías de seguros con las que trabaja el consultorio, así como una declaración sobre la aceptación de pacientes que no tienen seguro. Las políticas financieras también deben abordar los pacientes de Medicare, Medicaid y Tricare, la presentación de facturas a estas agencias y los procedimientos de codificación correspondientes a estos pacientes. Además, muchas oficinas mantienen políticas especiales con respecto a los exámenes y procedimientos relacionados con la compensación de trabajadores, lesiones personales o reclamos de litigios civiles.
Gestión De Personal
Un consultorio médico generalmente cuenta con varios asistentes de oficina, enfermeras, médicos y otro personal. Al igual que con cualquier otro entorno de oficina, el gerente del consultorio médico debe establecer políticas y procedimientos para regular la jornada laboral, incluidas las políticas de tiempo de vacaciones y enfermedad, responsabilidades laborales, deberes y horarios de trabajo. Muchos gerentes de consultorios médicos actúan como enlace entre los médicos y los miembros del personal, comunicando inquietudes y problemas a medida que surgen.
Comunicación y relación con los pacientes
Todos los manuales de políticas de consultorios médicos completos y bien redactados incluyen procedimientos relacionados con la comunicación y las relaciones con el paciente. Estas políticas son esenciales para garantizar que las citas se realicen a tiempo y que los pacientes reciban la información que necesitan. Las políticas del consultorio médico generalmente abordan las llegadas tardías o las ausencias a las citas, incluidas las normas para despedir a un paciente de la práctica. Además, las políticas deben abordar los estándares de admisión de pacientes y los procedimientos para concertar citas. Las políticas generalmente abordan el proceso mediante el cual el consultorio recibe los resultados de laboratorio, hace que el médico los revise y cómo se comunican al paciente. Si un paciente consulta al médico por un formulario médico de rutina, como por una ley de licencia médica familiar o un problema de discapacidad del Seguro Social, la mayoría de los consultorios tienen procedimientos de política estándar para este tipo de servicio.