A pesar del aumento del correo electrónico y los movimientos hacia la oficina sin papel, el fax sigue siendo un elemento fijo, con más de 100 mil millones de faxes que se envían anualmente en todo el mundo, una cifra de Davidson Consulting según lo informado por Sagem-Interstar, una compañía de software de fax IP. A medida que aumentan las preocupaciones en torno a los problemas de seguridad del correo electrónico, como los códigos maliciosos, el phishing y el robo de contraseñas, el envío de datos confidenciales por fax puede parecer una opción más segura, pero es posible que este no sea el caso.
Correo electrónico
El correo electrónico se ha convertido en el medio principal para enviar documentos por vía electrónica. El correo electrónico se puede utilizar para enviar texto e imágenes, que se convierten a formato digital y se envían a través de Internet. Los mensajes cortos se pueden enviar en el cuerpo del correo, mientras que los documentos más grandes se pueden enviar como un archivo adjunto. El correo electrónico es rápido y conveniente, pero tiene ciertos inconvenientes, como su carácter efímero y el hecho de que no es legalmente vinculante.
Fax
Antes de que el correo electrónico se volviera común, los faxes eran el medio principal de enviar documentos rápidamente entre dos ubicaciones distantes. En el envío de faxes, las imágenes y el texto se leen en un extremo y se dividen en una colección de 1 y 0. Esta información binaria se envía luego a través de una red telefónica a otra máquina de fax, que decodifica los datos e imprime una copia de la imagen original. Prácticamente todas las máquinas de fax comparten un único protocolo, conocido como G3, que les indica cómo manejar los datos de imagen que se envían entre ellas. Los faxes son relativamente rápidos y los documentos enviados por fax tienen la ventaja de ser vinculantes a efectos legales. El envío de faxes tiene la desventaja de la pérdida de datos y las máquinas de fax requieren consumibles físicos como papel y tóner para funcionar.
Problemas de seguridad del correo electrónico
El correo electrónico es vulnerable a la interceptación por parte de destinatarios no autorizados que reciben una copia por error o que acceden deliberadamente a las cuentas de correo electrónico de otras personas. Los delincuentes pueden infectar los sistemas informáticos con software malintencionado que puede robar contraseñas e información de inicio de sesión o permitir el acceso a todo el sistema informático, lo que permite leer los correos electrónicos. El correo electrónico también se puede utilizar para enviar malware, que luego puede infectar los sistemas informáticos de los destinatarios, causando problemas de seguridad y pérdida de datos. El correo electrónico se puede utilizar para distribuir spam, mensajes comerciales que desperdician tiempo y recursos que interrumpen el uso normal del correo electrónico. El correo electrónico se puede utilizar para suplantación de identidad (phishing): correos electrónicos fraudulentos que parecen provenir de un banco u otro remitente legítimo y que intentan engañar al destinatario para que proporcione información confidencial, como datos de inicio de sesión seguros.
Seguridad del fax
Debido a que todos los faxes utilizan el mismo protocolo, un fax enviado desde una máquina puede ser recibido e impreso por cualquier otro fax, independientemente de si pertenece al destinatario previsto o no. Dado que la información de fax se envía a través de la red telefónica, en teoría es posible que alguien con acceso no autorizado a la red pueda interceptar la información. Dado que un fax es un documento físico, puede caer en las manos equivocadas. Por ejemplo, si la máquina de fax está ubicada en una oficina compartida u otra área común, otras personas además del destinatario previsto podrían recoger el fax o algunas de sus páginas.
Seguridad general
Aunque el correo electrónico plantea algunos problemas de seguridad, puede mitigarlos instituyendo buenas prácticas de seguridad, como la seguridad de las contraseñas, el uso de firewalls y software antimalware en los sistemas informáticos y asegurándose de que los correos electrónicos se envíen solo a las direcciones de los destinatarios previstos. Los faxes son menos seguros en algunos aspectos, pero son más difíciles de localizar a distancia. Si el fax se envía mediante telefonía por Internet, es potencialmente vulnerable a riesgos de seguridad informática similares a los del correo electrónico. Una buena seguridad del fax implica asegurarse de que los remitentes tengan el número de fax correcto, asegurarse de que no se envíe información confidencial a un fax en un área pública y asegurarse de que todas las páginas se reciban y se clasifiquen antes de salir de la máquina de fax.