Una corporación S, no importa cuán pequeña sea, debe contabilizar las transacciones comerciales durante todo el año. Esto es necesario para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos federales y estatales al final del año. Además, es posible que terceros, como prestamistas o inversores, deseen ver los libros de la empresa para tomar decisiones crediticias. Una corporación S debe actualizar sus libros al menos una vez al mes para estar al tanto de las tareas de contabilidad, pero puede realizar una actualización con mayor o menor frecuencia dependiendo del volumen de negocios realizado.
Ingresos
La contabilidad de los ingresos es una de las principales tareas básicas de contabilidad de una corporación S. Los ingresos consisten en ingresos generados por la venta de bienes o servicios, tarifas de alquiler, ingresos por intereses e inversiones y ganancias por la venta de activos. Es mejor separar los ingresos por categoría. Esta información se puede utilizar para fortalecer los esfuerzos de marketing o ayudar a evitar déficits presupuestarios.
Gastos
Los gastos incluyen cualquier factura o tarifa que la empresa paga como resultado de requisitos operativos o legales. Los pagos realizados a los proveedores por bienes y servicios, nómina, impuestos e intereses pagados por préstamos son todos ejemplos de elementos a seguir en esta categoría. Si la corporación S usa software de contabilidad, las transacciones de ingresos y gastos aparecerán en un estado de ganancias o pérdidas.
Activos y pasivos
Los activos y pasivos, como préstamos o impuestos devengados, deben rastrearse por separado de los ingresos y los gastos. Cuando se utiliza un software de contabilidad, la información de activos y pasivos aparece en un balance. El valor de un activo se registra cuando se adquiere. Por lo general, el valor del activo es su precio de compra más los honorarios legales o los honorarios de adquisición pagados para asegurar el título. Se registra el precio inicial de un pasivo. El valor de los activos se ajusta por los gastos de depreciación y los pasivos se ajustan mediante los pagos realizados a la deuda.
Base de accionistas
Un accionista de una corporación S debe dar cuenta de su base en la empresa. La base de un accionista es típicamente la cantidad que paga o contribuye para poseer su porcentaje en la empresa. La base aumenta si la corporación S reconoce una ganancia al final del año y se reduce si la compañía reconoce una pérdida. Cada año, la corporación S emitirá a cada accionista una declaración K-1, que enumera los elementos que pueden afectar la base de los accionistas. Si bien es responsabilidad del accionista contabilizar la base, una corporación S puede desear informar a los accionistas de sus requisitos contables básicos.