Debe realizar un seguimiento del manejo de efectivo para su pequeña empresa. Idealmente, desea que su estado de resultados muestre una correlación del 100 por ciento entre los recibos de efectivo esperados y el efectivo real disponible, pero esto no siempre sucede. Cuando experimente escasez de efectivo o excedentes, debe comprender el origen de las discrepancias. Los informará en su estado de resultados en función de una cuenta especial creada para realizar un seguimiento de los problemas de efectivo.
Cuenta para efectivo a corto y más
Cree una cuenta titulada "Efectivo corto y superior". Esta cuenta debe indicar cualquier discrepancia de efectivo para el período contable. Su estado de resultados debe incluir esta cuenta y el saldo.
Manejo de efectivo
Puede comenzar a comprender las razones de las discrepancias de efectivo en su estado de resultados al examinar el manejo de efectivo en su negocio. Si las cantidades son pequeñas, es posible que tenga un cajero o un manejador de efectivo que simplemente esté cometiendo errores. Un empleado deshonesto también puede tomar pequeñas cantidades para cubrir la escasez haciendo que parezcan errores. Refuerce sus controles de manejo de efectivo en el punto de compra y reentrene a los empleados que tengan un problema crónico de manejo de efectivo.
Descuentos no declarados
Es posible que experimente discrepancias de efectivo en su estado de resultados porque un empleado hizo un descuento sin documentarlo. Mostrarás un monto de pago esperado para un producto, pero habrás cobrado menos que eso. Asegúrese de que todos los descuentos estén autorizados por la administración y documentados por el empleado que emitió el descuento, para que pueda equilibrar su cuenta de efectivo en corto y en exceso.
Recargos no declarados
Experimentarás excedentes de efectivo si a un cliente se le cobró un servicio o producto adicional y el empleado no lo informó. Sus expectativas de efectivo están vinculadas a las ventas, y si un cliente realmente pagó más de lo que indica un recibo de venta o una factura, tendrá más efectivo disponible de lo que predice su documentación. Asegúrese de que todas las transacciones estén documentadas.
Factura impaga
Si recibió una factura marcada como "pagada" y el dinero no se cobró realmente, mostrará una discrepancia de efectivo. Se trata de un error de contabilidad y debe aplicar controles de efectivo que garanticen que los cobros solo se cuenten cuando se reciba el pago.
Reembolso en compras a crédito
Si extiende crédito a un cliente, los empleados deben saber cómo emitir reembolsos o reembolsos parciales. Si un empleado devuelve dinero en efectivo después de que un cliente haya realizado una compra a crédito, experimentará una escasez de efectivo.
Cheques sin fondos
Los cheques sin fondos deben retirarse de sus recibos de efectivo. Si un empleado no lo hace, mostrará menos efectivo del que sus registros indican que debería tener. Esto ocurre porque el cheque original se cuenta en un depósito, pero el cheque devuelto no se resta de los recibos de efectivo.