Calcular la nómina de sus empleados es una tarea relativamente sencilla. Usted determina el salario bruto de cada empleado, resta las deducciones federales y estatales para llegar al salario neto. Puede realizar los cálculos a mano o utilizar un programa de software de nómina. Si prefiere no preparar su propia nómina en casa, un servicio de nómina profesional puede hacer el trabajo por usted. Sin embargo, independientemente de quién prepare la nómina, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) lo hará responsable de cualquier error.
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Determine las horas regulares y las horas extraordinarias de cada empleado. Los empleados que trabajan 40 horas a la semana o menos reciben su salario regular por hora. Todo lo que supere las 40 horas se paga a su hora y media. Por ejemplo, uno de sus empleados trabajó 40 horas a $ 10 la hora. Calcule su salario regular multiplicando 40 horas por $ 10, o $ 400.
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Calcule el pago de horas extra de su empleado. Su tarifa de horas extras es la tarifa regular más la mitad adicional de eso, que es $ 10 dividido por la mitad, o $ 5. Su tarifa de horas extras es de $ 10 más $ 5, o $ 15. Trabajó cinco horas extraordinarias. Calcule su pago de horas extra multiplicando 5 horas (45 horas menos 40 horas) por $ 15 o $ 75. Agregue $ 400 más $ 75 para obtener su salario bruto de $ 475.
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Utilice el formulario W-4 de su empleado para informarle cuántos dependientes reclama para fines de retención federal. Necesitará la Publicación 15 del IRS, Circular E, Guía de impuestos del empleador para encontrar la cantidad exacta a retener. Primero, busque la tabla de retención que coincida con el estado civil para efectos de la declaración y la frecuencia de pago de su empleado. Luego, encuentre el salario bruto de su empleado en la columna de la izquierda. Ahora mire en la parte superior de la página y busque el número de dependientes que reclamó su empleado. Baje esa columna de cantidad hasta llegar a la línea de salario bruto del empleado. Esta es la cantidad que debe retener para el pago de su empleado.
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Determine si debe retener el impuesto sobre la renta estatal del pago de sus empleados. Utilice la información disponible en el sitio web del departamento de ingresos de su estado para calcular el monto de la retención. La mayoría de los estados tienen su propia versión del W-4 para determinar cuántos dependientes reclama un empleado. Después de calcular la cantidad correcta, réstelo del salario bruto de su empleado. El dinero que retuvo debe pagarse a la agencia de ingresos de su estado de acuerdo con la ley estatal.
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Calcule la retención del Seguro Social y Medicare de su empleado como un porcentaje basado en su salario bruto. Para 2013, la tasa de retención del Seguro Social es del 6.2 por ciento sobre ganancias de hasta $ 113,700. La tasa de retención de Medicare es del 1.45 por ciento sobre todas las ganancias. Por ejemplo, el salario bruto de su empleado es de $ 500. Multiplique $ 500 por 6.2 por ciento para obtener su monto de retención del Seguro Social de $ 31. Multiplique $ 500 por 1.45 por ciento para obtener su monto de retención de Medicare de $ 7.25.
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Determine el salario neto de cada empleado para calcular los montos totales de su nómina. Por ejemplo, si el salario bruto de un empleado es de $ 500, reste la retención federal de $ 100, la retención estatal de $ 50, la retención del Seguro Social de $ 31 y los montos de retención de Medicare de $ 7.25 para obtener su salario neto de $ 311.75. Después de calcular el salario neto de cada empleado, sume el salario bruto, las retenciones individuales y el salario neto de cada empleado para obtener los montos totales calculados de la nómina.