Mantenerse al día con la nómina de sus empleados requiere mucho tiempo y es complicado, y usted es el que está en la línea si los impuestos no se calculan correctamente. Esto le quita un tiempo valioso de administrar su negocio mientras se concentra en cumplir con las leyes de nómina. Sin embargo, no tiene que ser así, porque algunas herramientas útiles pueden facilitar sus tareas de nómina.
Sueldo
Independientemente de cómo procese su nómina, asignar un salario a sus empleados en lugar de pagarles por horas puede facilitar el procesamiento de la nómina. Cuando son asalariados, los empleados generalmente ganan la misma cantidad todas las semanas. Esto significa que puede calcular su salario bruto, retención de impuestos y pago neto una vez y luego copiarlo para cada día de pago. Elementos como las bonificaciones requieren un cálculo adicional, pero el uso de un sistema salarial para sus empleados puede ahorrarle mucho tiempo al calcular la nómina. Este sistema no es adecuado para todas las empresas, especialmente aquellas que emplean a personas a tiempo parcial, y existen leyes sobre quién puede recibir un pago asalariado, así que pregúntele a su contador si es la mejor opción para usted.
Software de nómina
El uso de software de nómina puede reducir significativamente la cantidad de tiempo que dedica a calcular el pago y las retenciones. Hay muchas opciones, con bancos y empresas de software de impuestos que ofrecen convenientes versiones en línea. La mayoría requiere una tarifa mensual baja, pero varias funciones útiles pueden hacer que las tarifas valgan la pena para su empresa. Después de ingresar la información de sus empleados, como cuánto ganan y cuánto han decidido retener, todo lo que hace cada día de pago es ingresar cuántas horas trabajaron. La mayoría de las opciones de software le permiten agregar otras opciones, como horas extra, vacaciones y días por enfermedad y comisiones. El software calcula el salario neto y crea un resumen de pago para cada empleado. Algunos programas automatizan el proceso de depósito directo o también crean los cheques por usted; simplemente pasa el cheque por la impresora.
Subcontratación
Pagarle a un contador oa una empresa de servicios de nómina para que haga sus cálculos salariales es una opción fácil. La mayoría requiere una tarifa mensual que se basa en la cantidad de empleados que tiene. La compañía generalmente maneja el proceso de depósito directo por usted o escribe cheques de su cuenta para cada día de pago. Estos profesionales financieros tienden a estar al tanto de los cambios en las leyes tributarias, asegurándose de ajustar el salario de su personal según sea necesario. Sin embargo, el Servicio de Impuestos Internos todavía responsabiliza al empleador de pagar los impuestos atrasados si la compañía de nómina comete un error, por lo que es mejor usar una compañía de confianza y verificar las referencias antes de contratar una.
Mantenimiento de registros
Parte del dolor de cabeza de la nómina es presentar y pagar sus retenciones de impuestos mensuales y crear formularios W-2 u otros documentos fiscales en enero. Si calcula su nómina manualmente, debe realizar un seguimiento de las retenciones de todos los empleados y completar la documentación estatal y federal adecuada. Los empleadores deben conservar estos registros durante tres años, por lo que debe estar organizado y tener suficiente espacio de almacenamiento. El uso de software de nómina o una empresa de servicios de nómina puede ayudarlo a mantener este registro y a pagar la cantidad adecuada en sus impuestos mensuales. Puede almacenar sus registros electrónicamente en lugar de ocupar bienes raíces valiosos en su oficina.