El cálculo numérico no es el favorito de muchos propietarios de pequeñas empresas, a menos que, por supuesto, también sean contadores. La revisión de los estados financieros y el análisis de las variaciones, las proporciones y los porcentajes le brinda una herramienta para mejorar el resultado final y llevar a casa más del dinero que tanto le costó ganar. No se necesita un MBA para hacer un buen trabajo, pero sí requiere algo de tiempo y comprensión de lo que estás viendo.
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Anote todos los ingresos o ventas para el período de tiempo que está analizando. Los ingresos provienen del curso ordinario de los negocios. No incluyen el producto de la venta de activos como un edificio, equipo, lista de clientes o propiedad intelectual. Los ingresos se pueden segregar por cuenta de cada producto y compararlos con el total para ver qué porcentaje de ventas genera cada producto.
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Sume todos los costos de producción de cada producto para la venta. A esto se le llama costo de bienes vendidos. Por ejemplo, incluiría los costos de materias primas y mano de obra para fabricar un widget, pero no las comisiones por ventas, publicidad o salarios administrativos. Cada cuenta dentro de los gastos se puede comparar como un porcentaje del costo total de los bienes vendidos para ver cómo varían. Si hay varios productos, las cuentas y, por lo tanto, los cálculos pueden calcularse para determinar el costo de los bienes vendidos de cada producto.
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Reste el costo de los bienes vendidos de los ingresos para calcular el margen bruto como una cifra en dólares. Divida los dólares del margen bruto por los ingresos totales y conviértalo en un porcentaje. El margen bruto le dice qué parte de los dólares generados por las ventas están disponibles para las ganancias. Un margen bruto creciente generalmente significa una mayor rentabilidad. Compare el margen bruto entre períodos de tiempo, como mes a mes o este año con el año pasado.
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Determine si el margen bruto ha cambiado porque el precio del producto ha cambiado o si los gastos han cambiado. Disminuir los gastos significa que ha aumentado la productividad y el margen bruto.
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Sume los costos de marketing, incluida la publicidad, las ventas y los salarios de marketing, los gastos del sitio web, las comisiones y los sorteos. Calcule los costos como porcentaje de las ventas. Compare el porcentaje en períodos de tiempo relevantes. Es posible que para aumentar las ventas haya tenido que aumentar la publicidad como porcentaje de las ventas. Divida los costos de marketing por las unidades de producto vendidas. Esto le indica cuánto cuesta comercializar cada unidad. Cada cuenta de gastos de marketing puede verse como un porcentaje de los gastos totales. Por ejemplo, las empresas que dependen de la publicidad general para generar la mayor parte de sus ventas, miran solo la publicidad como un porcentaje de las ventas.
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Calcule los costos administrativos sumando los otros gastos, incluidos los salarios administrativos, los beneficios, los gastos generales de oficina como el alquiler, el seguro, los gastos de envío y los viajes. No incluya depreciación, amortización o intereses. Nuevamente, los gastos administrativos pueden analizarse como un porcentaje de las ventas.
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Reste el costo de los bienes vendidos, los gastos de marketing, los gastos administrativos, la depreciación, los intereses y la amortización de los ingresos para llegar a la utilidad bruta, también llamada ingreso bruto. Divida los ingresos brutos por los ingresos totales para compararlos año tras año. Un porcentaje creciente significa que su negocio está mejorando.
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Agregue las ganancias o pérdidas de la venta de activos a los ingresos brutos. Busque el valor en libros del activo y réstelo del precio de venta. Es una ganancia si el número es positivo y una pérdida si el número es negativo. Este es el ingreso bruto ajustado por ganancia o pérdida de activos. Calcule los impuestos sobre el ingreso bruto ajustado y reste del ingreso bruto para calcular el ingreso neto. Los ingresos netos también pueden expresarse como porcentaje de los ingresos.
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Agregue los gastos que no son en efectivo, como la depreciación y la amortización, a los ingresos netos y descubra cuál es la posición de efectivo. Una empresa puede terminar obteniendo ganancias y estar en una situación de escasez de efectivo.
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Compare cada una de las cuentas con el año pasado y calcule un dólar y una variación porcentual. Compare cada una de las cuentas con las cantidades presupuestadas y calcule una variación. Determine por qué hubo una variación. Por ejemplo, si las comisiones de ventas aumentaron, puede deberse a que la empresa tuvo que aumentar el nivel de comisión para seguir siendo competitiva.