Microsoft Access es la poderosa aplicación de base de datos relacional que se incluye con las versiones profesionales y empresariales de Microsoft Office. Innumerables empresas de todo el mundo utilizan las bases de datos de Access para impulsar el inventario interno, la contabilidad y otras aplicaciones centradas en la productividad. Por sí solo, Access es capaz de realizar muchos de los cálculos que podría esperar de una aplicación de hoja de cálculo de Microsoft Excel. Con sus potentes funciones de generación de informes, Access también puede crear informes dinámicos basados en datos basados en una cantidad prácticamente ilimitada de criterios o variables. Si bien los informes de Access son herramientas excelentes para tomar decisiones comerciales internas, es posible que los contadores o auditores externos no tengan Access y no puedan ver los informes generados por el programa. Sin embargo, prácticamente todos los contadores, contadores públicos y auditores tienen Excel (o una aplicación compatible con Excel) instalado en sus computadoras, por lo que si desea proporcionar a un usuario que no es de Access una versión visible y editable de un informe creado en el programa de base de datos, debe exportar sus datos a una hoja de cálculo de Excel.
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Inicie Microsoft Access en su computadora. Haga clic en la pestaña "Archivo" y luego haga clic en "Abrir". Abra la base de datos de Access que contiene el informe que desea exportar a Excel.
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Haga clic en el "Panel de navegación" en el lado izquierdo de la ventana principal de la base de datos. Desplácese hacia abajo hasta la sección "Informes" en la parte inferior del panel Objetos de acceso completo.
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Haga doble clic en el nombre del informe que desea exportar a Excel. Access ejecuta el informe y lo muestra a la derecha del panel Todos los objetos de Access.
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Haga clic en la pestaña "Datos externos" en la barra de la cinta. Haga clic en el icono "Excel" debajo del encabezado Herramientas de diseño de informes.
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Haga clic en el botón "Examinar" en la ventana "Exportar - Hoja de cálculo de Excel". Seleccione la carpeta de su PC en la que desea guardar la versión Excel del informe y luego haga clic en "Guardar".
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Haga clic en la flecha desplegable junto a la etiqueta "Formato de archivo". Haga clic y seleccione la versión de Excel para la que desea formatear el archivo exportado. La lista contiene dos opciones: "Excel 97 - Libro de trabajo de Excel 2003" y "Microsoft Excel 5.0 / 95", que es el valor predeterminado. En la mayoría de los casos, debe dejar el valor establecido en el valor predeterminado.
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Deje habilitada la opción "Exportar datos con formato y diseño", a menos que desee exportar datos sin procesar sin encabezados ni formato de diseño. Habilite la opción "Abrir el archivo de destino después de que se complete la operación de exportación" si desea que el archivo exportado se abra inmediatamente en Excel después de que finalice el proceso de conversión. De lo contrario, deje sin marcar la casilla junto a la opción.
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Habilite la opción "Exportar solo los registros seleccionados" si está viendo un informe que muestra solo ciertos registros en el conjunto de datos. De lo contrario, deje la opción en blanco.
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Haga clic en el botón "Aceptar". Después de unos segundos, aparece la ventana Guardar pasos de exportación en la pantalla. Habilite la opción "Guardar pasos de exportación" si desea utilizar las mismas opciones de exportación de Excel en el futuro. Haga clic en el botón "Cerrar" para cerrar la ventana "Exportar - Hoja de cálculo de Excel". Si habilitó la opción "Abrir el archivo de destino después de que se complete la operación de exportación", Excel se abre y muestra el informe en forma de hoja de cálculo. De lo contrario, debe abrir el informe en Excel usando el botón “Archivo | Opción "Abrir" en la barra de la cinta.