La comunicación construye relaciones, incluidas las relaciones laborales que permiten a las personas de una empresa coordinar sus esfuerzos por el bien común. Para evitar superposiciones o huecos en el trabajo que socavarían la coordinación, las pequeñas empresas en crecimiento eventualmente tienen que construir una estructura organizativa. La estructura no solo establece el lugar de todos, sino que también establece una jerarquía de comunicación. Esa jerarquía se basa en las conexiones establecidas en la estructura. Estas conexiones dictan canales de comunicación formales. Los autores de “Administración: Cumplir y superar las expectativas” denominan a estos canales formales “canalizaciones designadas para mensajes”, enfatizando el flujo abierto de comunicación que mantiene a una pequeña empresa funcionando sin problemas.
Flujo ascendente
Las comunicaciones en las empresas fluyen hacia arriba, hacia abajo y a través de los niveles de una organización. La comunicación que fluye a lo largo de la cadena de mando brinda a la gerencia información valiosa sobre la situación de la empresa. La retroalimentación, los informes, la información del cliente, las sugerencias y las necesidades de trabajo fluyen del subordinado al gerente. Como propietario de una pequeña empresa, no tiene que esperar pasivamente a que se produzcan estas comunicaciones. Las herramientas que fomentan la comunicación abierta de un nivel a otro incluyen encuestas, reuniones periódicas, una política de puertas abiertas y permitir que los empleados participen en paneles de asesoramiento.
Flujo descendente
Las comunicaciones que fluyen de un nivel a otro van desde cuestiones operativas hasta cuestiones estratégicas. Los asuntos cotidianos incluyen las directivas del supervisor, la retroalimentación, la capacitación y las evaluaciones. Sin embargo, comenzando desde arriba con el propietario, la administración también debe proporcionar liderazgo comunicando preocupaciones más amplias: principios rectores, como la visión, la misión y los objetivos estratégicos de la empresa. Mantener estos datos relevantes impulsa al negocio por el camino adecuado. Además de las reuniones individuales y grupales, las herramientas para transmitir mensajes incluyen boletines y blogs, redes sociales, manuales de procedimientos, informes, memorandos y cartas.
Movimiento lateral
Los niveles en la jerarquía de comunicación establecen cómo las personas y los departamentos se comunican en toda la organización. Personas del mismo o similar nivel se comunican entre sí. Los gerentes de departamentos también lo hacen. Estas comunicaciones horizontales permiten a las personas coordinar esfuerzos para que una mano sepa lo que hace la otra. La comunicación horizontal también incluye contactos externos con proveedores y clientes. La información recopilada se puede compartir con los departamentos o miembros del equipo. Además del contacto directo y los mensajes escritos, la comunicación horizontal se basa en herramientas como números gratuitos y soporte por correo electrónico.
Efectos estructurales
El tipo de estructura organizativa de una empresa afecta sus comunicaciones. En la configuración tradicional, el jefe arriba, los gerentes debajo y los empleados abajo, la jerarquía formal y estricta crea canales de comunicación formales y controlados. La mayoría de las pequeñas empresas nuevas tienen organizaciones informales más flexibles y más información fluida: menos tuberías designadas, más ríos que cortan canales. El propietario de una pequeña empresa que depende de los equipos en lugar de los niveles de gestión para lograr las metas (la estructura del equipo) enfatiza necesariamente la comunicación horizontal entre los miembros del equipo. Sin las restricciones de los canales burocráticos formales, la información se difunde rápidamente. La comunicación rápida hace que una empresa sea flexible y receptiva.