Es necesario establecer un presupuesto departamental, incluso para una pequeña empresa, para mantener la solidez financiera de la empresa. Al tener un presupuesto que se revisa durante todo el año, puede asegurarse de que no está agotando el flujo de caja ni se está preparando para estar en números rojos el año siguiente. También puede ayudar a prevenir despidos al garantizar que el salario y los beneficios de todos estén presupuestados para el año y justificar las adiciones y restas, ya sea con equipos o personal, a su departamento.
Revisar los objetivos de la empresa
Si bien es posible que su pequeña empresa solo tenga dos departamentos, como producción y marketing, ambos presupuestos deben ajustarse al objetivo general de su empresa. ¿Vendió muchos productos el año pasado y necesita aumentar la producción? Puede ser conveniente invertir una mayor parte del presupuesto general en el departamento de producción. O quizás, según las ventas del año pasado, necesita más marketing y publicidad, en cuyo caso el presupuesto de ese departamento puede necesitar ser mayor. Revise cómo le está yendo a su empresa y las tendencias del mercado de la industria para averiguar qué parte de los presupuestos individuales de cada departamento constituyen el total.
Mirar al pasado
Eche un vistazo a los presupuestos del año pasado y del año actual, asumiendo este último que está estableciendo el presupuesto departamental del año siguiente antes de fin de año. Escriba los gastos que tuvo su departamento (suministros de oficina, servicios públicos, personal, gastos de capital como una nueva impresora, viajes, servicios externos, alimentos, etc.) para tener una base de las cosas que su departamento necesita durante todo el año. . Esto también le dará una idea de lo que pagó como gastos diversos o inesperados que pueden necesitar una categoría propia. También mire las ventas de los últimos dos años y vea si tienen una tendencia al alza o a la baja. Esto le ayudará a decidir si necesita gastar menos o si puede presupuestar más el próximo año.
Mira al futuro
Después de revisar los presupuestos y las ventas del año anterior, debe determinar qué categorías de presupuesto o artículos de línea deben subir, bajar o permanecer igual. Su presupuesto debe permitirle alcanzar los objetivos de su departamento, como fabricar más productos o aumentar la presencia en el mercado, sin sobrepasar las cantidades que ha asignado para cada gasto. Esto significa que debe establecer un presupuesto en el que pueda mantenerse, que puede necesitar algo de relleno, dentro de lo razonable, para gastos inesperados. Al establecer lo que cree que costará todo, en relación con las ventas proyectadas, podrá determinar mejor si puede permitirse contratar o comprar bienes de capital, que luego podrá incorporar en el presupuesto del departamento. También verá si es posible que deba recortar personal más adelante en el año si las ventas no van según lo proyectado.
Obtener Buy-In
Consulte con otras personas en el departamento y vea lo que creen que el departamento necesita y puede pagar. Explique lo que ha planeado hasta ahora, aunque es posible que desee excluir el intercambio de información salarial y obtenga sus sugerencias e ideas. Al hacerlo, todos tienen una idea clara de por qué se toman ciertas decisiones departamentales y que todos están trabajando hacia el mismo objetivo.
Revisar con regularidad
Una vez que haya establecido y aprobado el presupuesto, asegúrese de revisarlo periódicamente durante el año. Asegúrese de mantenerse dentro del presupuesto y de ajustar lo que gasta durante el año según el dinero real que ingresa en lugar de los ingresos proyectados. Esto ayuda a garantizar que pueda realizar los cambios necesarios antes de tener problemas de flujo de efectivo o tener que eliminar personal o equipo del departamento para compensar la falta de ventas, aunque puede llegar a eso a pesar de todos sus esfuerzos por reducir costos. en otra parte.