Los documentos de visión y alcance definen lo que su cliente o empresa tiene en mente y describen el proceso de trabajo necesario para alcanzar esa visión. Por ejemplo, los emprendedores se benefician al escribir un documento de visión y alcance para definir sus ideas comerciales y enumerar cómo convertirlas en realidad. Los gerentes de proyecto utilizan dicho documento para identificar el resultado esperado del proyecto y establecer los métodos y actividades necesarios para lograr ese resultado.
Visión vs. Alcance
La visión y el alcance son dos cosas diferentes. Un documento de visión y alcance comienza con la sección de visión que establece la tarea en cuestión. Una vez que la visión es clara, la parte del alcance del documento describe una hoja de ruta de las etapas clave del proyecto y los detalles de las actividades que se realizarán, así como las metodologías que se utilizarán. Cuando aclara su visión, crear una hoja de ruta eficiente y eficaz es mucho más fácil.
Declaración de la Visión
La parte de la visión de su documento a menudo es difícil de escribir porque la visión es un concepto, no una cosa. La visión es la solución que su cliente quiere que le brinde. En su propia empresa, su visión es lo que será la empresa en un momento en el futuro. No escriba metas en lugar de visión. Los objetivos son puntos de referencia a corto plazo. La visión es a largo plazo y se logra alcanzando sus metas a lo largo del camino. Desarrolle la visión preguntando por qué el cliente se ha puesto en contacto con usted, por qué se creó el proyecto o por qué existe la empresa. A continuación, responda qué quiere el cliente, qué espera crear el proyecto o qué hace la empresa. Describa con más detalle la visión examinando el cuándo, dónde y cómo participa en la visión.
Alcance del Trabajo
El alcance del trabajo detalla cómo logrará la visión o la tarea en cuestión. Comience enumerando los entregables y la fecha de entrega requerida. Establezca puntos de referencia en una línea de tiempo que marquen el progreso hacia la tarea en cuestión o la visión. Identifique las responsabilidades que tiene el cliente o la empresa a la hora de proporcionar información y las responsabilidades que tiene su equipo de proyecto al informar sobre el progreso. Estipule los requisitos específicos, como el tipo de equipo o los proveedores específicos que se utilizarán. Finalmente, asigne tareas a los miembros del equipo del proyecto.
Estilo de documento
Utilice encabezados de nivel superior para las secciones de visión y alcance, y utilice encabezados secundarios para diferentes temas dentro de cada sección. Ponga los detalles en una lista de viñetas debajo de cada tema. Utilice gráficos, tablas y líneas de tiempo cuando sea necesario para aclarar puntos. Un buen documento de visión y alcance es fácil de entender, rápido de leer y puede usarse como una lista de verificación durante el proyecto. Dale a tu documento un aspecto profesional con una portada que incluye el título del proyecto, la fecha del documento, una lista de las personas responsables del proyecto y una lista de las personas autorizadas para recibir el documento. Si tiene más de unas pocas páginas, incluya una tabla de contenido. Tomarse el tiempo para planificar su documento, particularmente en términos de definir la visión, y prestar la atención adecuada a los detalles produce un documento más impresionante y útil.