Un informe de presupuesto mostrará la situación financiera de su empresa u organización. Los informes trimestrales le permiten realizar un seguimiento de sus gastos y asegurarse de que está bien encaminado para cumplir sus objetivos presupuestarios. Los informes trimestrales también le permiten realizar los ajustes necesarios. Un informe presupuestario debe constar de un documento y de una presentación en la que pueda responder preguntas y hacer ajustes durante su reunión. Un informe de presupuesto exitoso abordará tanto el gasto pasado como el gasto futuro.
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Prepare un informe de gastos del último trimestre o del último año fiscal. Este informe debe resumir el gasto en cada categoría de gasto en su presupuesto. En el informe, puede agregar un apéndice que enumere los gastos individuales para cada categoría. Si hay alguna pregunta sobre gastos específicos durante la reunión, esto le proporcionará un punto de referencia fácil.
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Elabore una previsión de gastos para el próximo trimestre y para el resto del año fiscal. Incluya las ganancias esperadas así como los gastos esperados en el pronóstico. No es necesario que sea tan específico con los gastos previstos como con los gastos pasados.
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Elija los puntos que necesita cubrir más en su reunión. Concéntrese principalmente en las áreas en las que está por encima o por debajo del presupuesto. Estos son los aspectos más destacados que querrá abordar durante la reunión.
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Aborde las áreas en las que necesitará recortar gastos o aumentar las metas de ingresos para mantenerse dentro del presupuesto. Esta será probablemente la mayor parte de su presentación. Es posible que deba incluir un lugar en esta parte de su presentación para discutir cómo abordará las deficiencias en el presupuesto y año fiscal actuales.
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Cree gráficos para incluirlos en una presentación de PowerPoint o Keynote. Estos gráficos deben incluir cada uno de sus puntos principales en la presentación e incluir gráficos de gastos y excedentes. Incluya diapositivas para las preguntas que desea que se aborden durante la presentación.
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Revise sus materiales y practique la presentación. Tome una segunda copia de su presentación en una memoria USB como copia de seguridad.
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Distribuya una copia del informe presupuestario a cada persona que asista a la reunión. Puede distribuir el informe antes de la reunión, para que los asistentes puedan revisarlo y venir preparados para responder preguntas y hacer sugerencias.
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Haga la presentación a su grupo y manténgase enfocado en el presupuesto mientras responde cualquier pregunta que pueda surgir durante la reunión.