La gestión de inventario es algo con lo que luchan muchas empresas de servicios, ya que estas empresas generalmente no tienen una lista específica de artículos que se utilizan de la misma manera que una empresa minorista. La naturaleza de un negocio de plomería y calefacción, con inventario que entra y sale con frecuencia durante las llamadas, puede hacer que el negocio gaste demasiado dinero en inventario que no es necesario o correr el riesgo de molestar a los clientes con demoras causadas por no tener repuestos disponibles. La creación de un sistema de inventario para su negocio de plomería y calefacción lo ayudará a realizar un mejor seguimiento y organizar su inventario actual y planificarlo de manera rentable.
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Elija un lugar de almacenamiento para su inventario, teniendo en cuenta la facilidad con la que puede moverse por los estantes y el clima, ya que artículos como cinturones, mangueras o almohadillas aislantes pueden dañarse por demasiado calor, frío o exposición al agua. Lleve todo su inventario actual a la ubicación de almacenamiento y solicite que los empleados hagan una lista de todos los artículos que se encuentran actualmente en sus camiones o camionetas.
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Cree un registro de inventario en blanco enumerando todos los artículos que utiliza su empresa de plomería y calefacción en una sola columna con las fechas como encabezados en la parte superior. El número de cada artículo se puede enumerar en la fecha correspondiente a medida que administra su inventario. Puede utilizar programas de hojas de cálculo generales como Microsoft Excel u Open Office Calc o seleccionar un programa diseñado específicamente para la gestión de inventario. Cualquier programa que use debe venir con un tutorial básico sobre cómo ingresar información y crear títulos, gráficos o fórmulas que lo ayudarán a construir su registro de inventario en blanco.
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Ingrese el número de cada artículo en su inventario actual en el registro en blanco. Para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia, ingrese su inventario mientras lo organiza en su espacio de almacenamiento. Coloque los artículos pesados o voluminosos y los artículos que se utilizan con frecuencia más cerca de la puerta para que no tenga que llevarlos lejos. Además, considere los tipos de llamadas de plomería y calefacción que su empresa recibe con más frecuencia: las piezas de los mecanismos de plomería o sistemas de calefacción más antiguos, retirados del mercado o menos populares se pueden anotar en el inventario y luego almacenar en las áreas menos accesibles.
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Revise el registro de su inventario actual y enumere sus empleados sobre los suministros que tienen a mano, así como los recibos de ventas anteriores y los formularios de pedido para determinar cuándo ordenar los artículos. Por lo general, en la parte superior de la lista estarán las cosas que se usan con frecuencia o que tienden a necesitar ser reemplazadas con frecuencia, como cinta de plomero, masilla, alambre, arandelas y aletas de goma, filtros de ventilación o elementos calefactores. Cree un cronograma para ordenar ciertos suministros y establezca recordatorios para usted a través del correo electrónico o un programa de administrador de calendario / tareas sobre qué días verificar y ordenar el inventario.
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Utilice su hoja de cálculo o programa de inventario para crear un formulario de piezas en blanco. Haga copias y déjelas en el área de almacenamiento para que los empleados las usen mientras cargan sus camiones o camionetas para cumplir con las llamadas de plomería y calefacción. Cada vez que se quita, agrega o necesita un artículo, el empleado debe completar un formulario y enviarlo a su oficina principal. Más o menos una vez a la semana, revise los formularios de piezas y actualice el registro de inventario. Esto le ayudará a realizar un mejor seguimiento de cuándo se necesitan cosas y a modificar su cronograma de pedidos de manera adecuada. Cuando se necesita una pieza específica que aún no está en su inventario, cree una nueva entrada para ella y tenga en cuenta que fue para un determinado trabajo de plomería o calefacción para que pueda rastrear las tendencias y comenzar a ordenar ese artículo con regularidad si es necesario.