Las hojas de cálculo de Excel de su empresa a menudo pueden ayudarlo a realizar tareas inesperadas que le ahorran tiempo y dinero. Por ejemplo, si necesita generar etiquetas de nombre para un evento, no tiene que escribirlas manualmente. Microsoft incorporó una potente función de combinación de correspondencia en Microsoft Word que puede extraer registros de cualquier hoja de cálculo de Excel y generar etiquetas. Después de comprar etiquetas cuyas dimensiones se parecen a las de las etiquetas de identificación, puede permitir que Word use sus datos de Excel para crear etiquetas de identificación automáticamente.
Seleccionar fuente de datos de Excel
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Haga clic en la pestaña "Mailings" en la cinta de Word y luego haga clic en "Iniciar Mail Marge". Haga clic en "Etiquetas" para abrir la ventana emergente Opciones de etiqueta. Haga clic en el cuadro desplegable "Proveedor de etiquetas" y seleccione el proveedor que fabrica las etiquetas que está utilizando.
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Desplácese por la lista de números de producto en el cuadro "Número de producto" y seleccione el número de producto que identifica el tipo de etiqueta que compró.
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Haga clic en Aceptar." Word muestra una página llena de etiquetas vacías. Haga clic en "Correos | Seleccionar destinatarios" para ver la ventana Seleccionar origen de datos.
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Busque su archivo de Excel en la lista de archivos que aparecen y haga doble clic en ese archivo para seleccionarlo. Se abre la ventana emergente "Seleccionar tabla" y muestra las hojas de trabajo de la hoja de cálculo.
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Haga clic en la hoja de trabajo que contiene la información de su etiqueta de nombre. Si la primera fila de la hoja de trabajo contiene encabezados de columna, haga clic en la casilla de verificación "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" para poner una marca de verificación allí. De lo contrario, deje la casilla de verificación vacía. Haga clic en "Aceptar" para continuar.
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Haga clic en "Correos" y luego en "Editar lista de destinatarios" para ver la ventana "Destinatarios de combinar correspondencia". Esta ventana muestra las filas de la hoja de cálculo. Aparecen marcas de verificación junto a cada fila. Si no desea generar etiquetas de identificación para determinadas filas, elimine las marcas de verificación de esas filas. Haga clic en "Aceptar" para cerrar la ventana.
Vincular etiquetas a Excel
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Haga clic en "Correspondencia | Insertar campo de combinación" para ver la lista de encabezados de columna que contiene su hoja de cálculo. Haga clic en el encabezado que desea utilizar para completar las etiquetas de identificación. Por ejemplo, si su hoja de cálculo tiene una columna llamada "Nombre", haga clic en ese encabezado para seleccionarlo. Si desea incluir otro encabezado en la etiqueta, haga clic en ese encabezado para resaltarlo y luego haga clic en "Insertar". Haga clic en Cerrar cuando termine. Los encabezados de columna que seleccionó aparecen en la primera etiqueta de la página.
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Haga clic en "Correspondencia | Coincidir con todos los campos". Se abre la ventana emergente Match Fields. Haga clic en el cuadro desplegable "Identificador único" para ver una lista de opciones. El campo de nombre que seleccionó en el paso anterior aparece en esa lista. Haga clic en ese campo de nombre y luego haga clic en "Aceptar" para cerrar la ventana emergente.
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Haga clic en "Correspondencia | Actualizar etiquetas". Al hacer esto, se copian los campos de la primera etiqueta a todas las etiquetas de la página.
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Haga clic en "Correos | Resultados de vista previa" para ver una vista previa de sus etiquetas. Word llena cada etiqueta con los campos que seleccionó de su hoja de cálculo de Excel.
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Agregue el papel que contiene sus etiquetas a su impresora y haga clic en "Correspondencia | Finalizar y combinar". Seleccione "Imprimir documentos" y haga clic en "Aceptar". Word imprime la información de la etiqueta de identificación en las etiquetas.