Los propietarios de pequeñas empresas enfrentan una serie de regulaciones gubernamentales federales y estatales con respecto a la contratación de empleados, y deben cumplir con estas regulaciones. Incluyen distinguir entre un contratista independiente y un empleado, confirmar que los empleados están legalmente autorizados para trabajar en los EE. UU. Y hacer deducciones obligatorias de los cheques de pago de los empleados.
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Solicite un número de identificación de empleo del Servicio de Impuestos Internos. Necesita el EIN para fines de declaración de impuestos al IRS y para informar datos sobre sus trabajadores a determinadas agencias estatales. Comuníquese con el IRS directamente para solicitar un EIN.
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Determine si un empleado es un contratista independiente o un empleado revisando las regulaciones del IRS. Un contratista independiente es una persona que trabaja por cuenta propia, mientras que un empleado es alguien que realiza servicios que pueden ser controlados por su empleador. Específicamente, un empleador tiene el derecho legal de controlar cómo un empleado ejecuta sus servicios.
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Verifique la elegibilidad de la empleada para trabajar en los EE. UU. Haciendo que complete el Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo, emitido por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. Debe completar el formulario y examinar la documentación que presenta la empleada para confirmar su elegibilidad para trabajar en el país o su estado de ciudadanía. Solo puede solicitar la documentación que se especifica en el formulario I-9.
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Entregue al nuevo empleado un formulario W-4 del IRS para que lo complete a los fines de la retención de impuestos federales sobre la renta. A diferencia de la retención de impuestos del Seguro Social y Medicare, que se basan en porcentajes fijos, la retención del impuesto sobre la renta federal depende de las tablas de retención de impuestos de la Circular E del IRS y del estado civil para efectos de la declaración y la cantidad de asignaciones que el empleado reclama en su W-4. Es difícil saber la cantidad apropiada de impuesto sobre la renta federal que se debe retener de los cheques de pago del empleado sin el W-4.
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Comuníquese con la agencia tributaria estatal para conocer las pautas de retención de impuestos locales y estatales aplicables. Algunos estados no requieren que los empleados retengan el impuesto sobre la renta estatal, mientras que algunos lo requieren más la retención del impuesto sobre la renta local. El estado puede exigirle que le entregue a un nuevo empleado un formulario separado del W-4 para que lo complete a los fines de la retención de impuestos estatales y locales. Además, el estado podría exigirle que se registre para obtener un número de identificación de empleador estatal (SEIN) para fines de impuestos estatales sobre la nómina.
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Regístrese en el programa estatal de informes de nuevas contrataciones, que requiere que informe al estado sobre nuevas contrataciones y empleados recontratados poco después de la fecha de contratación o recontratación. El programa ayuda a las agencias estatales de cumplimiento de manutención infantil a localizar a los padres que deben manutención infantil y emitir órdenes de retención de ingresos de manera más eficiente. La ley federal requiere que envíe siete elementos de datos: nombre del empleador, dirección y EIN federal, y nombre del empleado, dirección, número de seguro social y fecha de contratación. La ley de su estado puede tener requisitos adicionales.
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Obtenga un seguro de compensación para trabajadores de acuerdo con los requisitos estatales. Los empleadores pueden obtener el seguro a través del programa estatal de seguros de compensación para trabajadores, a través de un seguro propio oa través de una compañía de seguros comercial.
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Compre un seguro por discapacidad si el estado lo requiere. Este seguro requiere que proporcione un reemplazo salarial parcial a los empleados que no pueden trabajar debido a una lesión o enfermedad no relacionada con el trabajo. California y Nueva Jersey son dos estados que requieren este seguro.
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Comuníquese con la División de Horas y Salarios del Departamento de Trabajo de los EE. UU. Para conocer las regulaciones laborales federales con respecto al salario mínimo, propinas, mantenimiento de registros, descansos, períodos de comida y pago de horas extra.
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Consulte al departamento de trabajo del estado para conocer los requisitos laborales del estado. El estado puede adherirse a algunas leyes laborales federales, o puede tener su propio salario mínimo, descansos, mantenimiento de registros y regulaciones de horas extras.
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Regístrese en la agencia estatal de la fuerza laboral a los efectos del impuesto estatal sobre el desempleo. La mayoría de las empresas deben pagar impuestos federales y estatales por desempleo. Usted paga el impuesto federal por desempleo al IRS y el impuesto estatal por desempleo a la agencia estatal de desempleo o fuerza laboral.
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Obtenga una copia de la Publicación 15 del IRS, la Guía de impuestos del empleador, para obtener instrucciones sobre cómo retener los impuestos federales de los cheques de pago de los empleados y pagarlos al IRS. La publicación también le informa cómo pagar sus propios impuestos federales al IRS.