QuickBooks tiene una utilidad de conciliación que puede conciliar la cuenta de la tarjeta de crédito de su empresa con el estado de cuenta en papel de la tarjeta. La utilidad Reconciliar es parte del menú Bancario y se abre en su propia ventana separada. Conciliar su cuenta de tarjeta de crédito cada vez que reciba un estado de cuenta en papel lo ayudará a detectar cualquier transacción irregular, incorrecta o perdida, que puede contribuir a un saldo de cuenta inexacto. Además, el programa abrirá automáticamente la opción de pagar la factura después de completar el proceso de conciliación.
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Seleccione "Conciliar" en la sección de Banca en la página de inicio de QuickBooks para abrir la ventana Comenzar conciliación.
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Haga clic en el menú desplegable "Cuenta" y luego seleccione la cuenta de la tarjeta de crédito en "Tarjetas de crédito".
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Ingrese la fecha del estado de cuenta de la tarjeta de crédito en el campo Fecha del estado de cuenta y luego asegúrese de que el saldo inicial en el estado de cuenta de la tarjeta de crédito coincida con la cantidad en el campo Saldo inicial del programa. Si los saldos iniciales no coinciden, debe corregir el saldo inicial en la cuenta de la tarjeta de crédito. Abra el menú "Listas" y luego seleccione "Plan de cuentas". Seleccione la cuenta de la tarjeta de crédito y luego ingrese el saldo de apertura correcto o edite las transacciones en el registro para corregir cualquier inexactitud.
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Ingrese el saldo final del extracto de la tarjeta de crédito en el campo Saldo final. Si hay algún cargo financiero, complete los campos en la sección Ingrese cualquier cargo financiero. Por ejemplo, ingrese el monto del cargo financiero y la fecha en los campos correspondientes.
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Haga clic en el botón "Continuar" para abrir la ventana Conciliar y luego seleccione la casilla de verificación "Ocultar transacciones después de la fecha de finalización del estado de cuenta".
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Haga clic en cada transacción en la ventana que aparece en el extracto de la tarjeta de crédito. Al hacer clic en una transacción, se coloca una marca de verificación junto a ella y se marca automáticamente como desactivada. Cuando el valor de Diferencia muestra "0.00", la cuenta se reconcilió correctamente.
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Haga clic en el botón "Conciliar ahora" para abrir la ventana "Realizar pago". Seleccione un botón de opción "Pago", como "Escriba un cheque para el pago ahora", y luego haga clic en "Aceptar". Esta acción abre la ventana de opciones de pago, como la ventana Escribir cheques, para que pueda pagar la factura de la tarjeta de crédito. La ventana Seleccionar informe de conciliación también se abre automáticamente.
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Seleccione el botón de opción en la ventana Seleccionar informe de conciliación junto al tipo de informe de conciliación que desea ver, como un informe de resumen.
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Haga clic en el botón "Mostrar" para ver el informe o haga clic en el botón "Imprimir" para imprimirlo. Haga clic en el botón "Cerrar" para cerrar la ventana.