Cómo combinar correspondencia de Excel a Outlook 2010

Puede exportar los contactos creados en Microsoft Excel a Outlook 2010 y utilizar esta lista en la función de combinación de correspondencia de envío masivo para llegar a todos a la vez; mail merge personalizará estos correos electrónicos para que sus destinatarios vean su nombre en su saludo. Excel 2010 y Outlook 2010 no tienen la capacidad de crear el documento que usa para realizar una combinación de correspondencia, por lo que usará Word 2010 durante el proceso.

Exportando desde Excel

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Formatee su lista de contactos de Excel para que contenga descripciones de columnas como "Nombre", "Dirección de correo electrónico" y "Nombre de la empresa". Outlook necesita estas descripciones para formatear correctamente los contactos cuando importa la lista.

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Haga clic en la pestaña "Archivo" y luego haga clic en "Guardar como". Abra el menú desplegable junto a "Guardar como tipo" y seleccione "CSV (delimitado por comas)" de la lista.

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Asigne un nombre a su archivo y haga clic en "Guardar". Puede cerrar Excel después de guardar el archivo CSV.

Importación de contactos

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Abra Outlook y haga clic en el menú "Ver". Haga clic en "Lista de carpetas" para abrir una lista de sus carpetas. Crearás una nueva carpeta de contactos aquí para facilitar el proceso de combinación de correspondencia.

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Haga clic con el botón derecho en la carpeta "Contactos" y luego haga clic en "Nueva carpeta". Ponle un nombre a tu nueva carpeta y luego haz clic en "Aceptar". La creación de una nueva carpeta le ayudará a orientar la combinación de correspondencia solo a sus nuevos contactos.

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Haga clic en el botón "Correo" y luego haga clic en la pestaña "Archivo".

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Haga clic en "Abrir" en este menú y luego haga clic en "Importar". Este procedimiento abre el asistente de importación para agregar sus contactos desde el archivo de Excel.

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Busque su archivo CSV y haga doble clic en él. Aparecerá una lista de opciones; elija la selección más relevante. Si no está seguro acerca de sus contactos existentes, haga clic en "Permitir duplicados" para evitar perder información de su archivo CSV.

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Haga clic en la nueva carpeta de contactos que acaba de crear y luego haga clic en "Siguiente" para indicarle a Outlook dónde agregar sus nuevos contactos.

Realizar su combinación de correspondencia

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Haga clic en el botón "Contactos" o presione Ctrl-3. Seleccione los contactos a los que desea enviar un correo electrónico. Puede seleccionar la carpeta que creó para sus contactos importados recientemente para seleccionar todos esos contactos nuevos.

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Haga clic en la pestaña "Inicio" en Outlook y luego haga clic en el botón "Combinar correspondencia". El botón Combinar correspondencia se encuentra en el grupo Acciones.

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Haga clic en "Todos los contactos en la vista actual" debajo del encabezado Contactos. Para el tipo de documento, seleccione "Cartas modelo" y para la opción de combinación, seleccione "Correo electrónico". Escriba su línea de asunto en el cuadro debajo de la línea de asunto del mensaje.

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Haga clic en Aceptar." Outlook 2010 usa Word para su función de combinación de correspondencia, por lo que Word se iniciará. Espere hasta que Word haya cargado completamente el nuevo documento y haya abierto la cinta Correspondencia.

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Cree su documento de combinación de correspondencia. Word 2010 tiene botones que le permiten insertar las diferentes partes que cambiarán para cada destinatario, como un botón de Línea de saludo y un botón de Bloque de dirección.

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Obtenga una vista previa de su documento presionando el botón "Vista previa de resultados".

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Haga clic en "Finalizar y fusionar" y luego seleccione "Enviar mensajes de correo electrónico" para finalizar su documento y prepararse para enviar sus correos electrónicos.

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Haga clic en "Aceptar" en la nueva ventana de diálogo para completar la combinación. Cuando haga clic en "Aceptar", Outlook comenzará a enviar sus correos electrónicos.