Una declaración de retención de nómina es una notificación de un empleador a un empleado o una oficina de impuestos que detalla los impuestos que se han retenido del pago de un empleado. El término se asocia más comúnmente con el formulario W-2 que resume las retenciones de un empleado individual durante el año.
Concepto
Retención significa que un empleador debe transferir parte de las ganancias de un empleado a los departamentos de impuestos federales y estatales para cubrir los ingresos, la seguridad social y las obligaciones tributarias de Medicare. Se sigue este procedimiento en lugar de que el empleado reciba todo su salario y pague la factura de impuestos anual completa al final del año. La cantidad retenida es una estimación de los pasivos fiscales esperados, con base en las ganancias y el estado fiscal del empleado. No necesariamente probará el monto de impuestos correcto debido a otras actividades financieras del empleado, como inversiones u otros ingresos. Un empleado completa una declaración de impuestos y hace un pago adicional o recibe un reembolso al final del año.
Depósitos
Un empleador normalmente debe depositar el dinero retenido en las autoridades fiscales federales mediante transferencia electrónica. Esto se hace mensual o quincenalmente dependiendo de los montos involucrados. A los empleadores que paguen una cantidad muy pequeña del salario total se les puede permitir pagar trimestralmente atrasados.
Declaraciones
En todos los casos, el empleador debe presentar una declaración de impuestos sobre la renta trimestral. Esta declaración cubre las ganancias obtenidas por el empleador y las obligaciones tributarias resultantes, y también detalla las cantidades que el empleador ha retenido y depositado.
Los empleadores también deben detallar las retenciones individuales en cualquier nómina entregada a los empleados. Las retenciones deben incluirse junto con otras deducciones, como las contribuciones a las cuentas de ahorro para la jubilación.
W-2
La declaración de retención de nómina más destacada es el W-2. Este formulario detalla los salarios anuales y otros pagos hechos a un individuo por un empleador, junto con las retenciones para impuestos federales, estatales y locales. Las copias de este formulario se envían al empleado y a las autoridades fiscales pertinentes. El formulario le permite al empleado asegurarse de que se hayan realizado las retenciones correctas y también ayuda al empleado a completar su declaración de impuestos. Por último, permite a las autoridades fiscales verificar que la información que figura en la declaración de impuestos sea correcta.