Las cartas comerciales efectivas establecen relaciones y crean una imagen positiva para su empresa, mientras que las cartas mal escritas pueden dañar las relaciones profesionales y afectar los resultados finales. Cómo se expresa algo es tan importante como lo que se dice. Aplique algunos principios básicos de comunicación a las cartas comerciales, así como a otras formas de comunicación para construir su negocio y su reputación profesional.
Antes de que escribas
1
Lea la carta a la que está respondiendo dos veces: una para obtener la esencia básica de la carta y otra para asegurarse de que comprende los puntos clave. Anote cualquier lenguaje o información ambigua para que pueda solicitar una aclaración en su carta de respuesta. Enumere los compromisos y las fechas descritas en la carta para que pueda confirmarlos en su respuesta.
2
Conozca a su audiencia. Cuando escriba su respuesta, comprenda bien el papel de la persona en la empresa. Averigüe si tiene acceso a la información importante que necesita o si puede comprometerse y hablar en nombre de la empresa. Si no es así, averigüe a quién se debe copiar en su carta.
3
Verifique la información antes de comprometerse para estar seguro de que puede hacer el seguimiento prometido. Asegúrese de que el inventario esté en stock, los materiales se puedan entregar en una fecha específica y las personas harán un seguimiento como se indica en su carta.
Escribiendo la carta
1
Sea claro y conciso. Cíñete al grano y evita la información extraña. Repita los puntos clave de la carta, incluidos los plazos y los compromisos, para confirmar que recibió y comprende la información.
2
Use correctores de ortografía y gramática y revise su carta en busca de errores.
3
Sea profesional: evite la jerga y las palabras cargadas de emociones que puedan malinterpretarse. Si está enojado o molesto al escribir o si la carta trata sobre un tema delicado, déjela a un lado y vuelva a leerla al día siguiente cuando esté tranquilo y pueda ser más objetivo. Revise la carta antes de enviarla si es necesario.