Los empleadores deben presentar informes periódicos de nómina al Servicio de Impuestos Internos y a la autoridad fiscal estatal. Aunque los informes pueden ser anuales, los informes de nómina trimestrales son más comunes. Además, algunos informes anuales requieren que los empleadores realicen depósitos trimestrales, lo que requiere informes internos de nómina para garantizar que la totalidad de la obligación se pague antes de fin de año. El IRS regula los requisitos para los informes de impuestos federales, pero las pautas para los informes varían según el estado.
Cuarteles
Los informes de nómina se basan en el año calendario incluso si la empresa presenta impuestos sobre la renta sobre una base de año fiscal que cubre un período diferente, como el 1 de julio al 30 de junio. Los trimestres de nómina son del 1 de enero al 31 de marzo; Del 1 de abril al 30 de junio; Del 1 de julio al 30 de septiembre; y del 1 de octubre al 31 de diciembre. La fecha de vencimiento para los informes de nómina trimestrales suele ser un número fijo de días después del final de un trimestre. Los informes de nómina deben incluir solo los salarios realmente pagados a los empleados durante el trimestre, incluso si el empleador elige acumular salarios impagos en el mes realmente trabajado.
Declaración de impuestos federales sobre la nómina
La mayoría de los empleadores deben presentar un informe del formulario 941 del IRS cada trimestre. Este formulario informa el monto del impuesto sobre la renta federal y los impuestos del Seguro Social y Medicare que el empleador retuvo de los cheques de los empleados, así como la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare. Este informe no detalla las retenciones por empleado, sino que consiste en montos globales para cada impuesto. Cuando los empleadores preparan formularios W-2 para cada empleado al final del año, los totales de cada impuesto reportado en los W-2 deben ser iguales a los totales reportados en los 941 informes. Los informes trimestrales 941 deben presentarse a más tardar el último día del mes siguiente al final del trimestre. Si, durante el trimestre, los empleadores realizan todos los depósitos a tiempo, la fecha de vencimiento se extiende por 10 días. El IRS tiene la opción de permitir que algunos empleadores presenten informes de impuestos sobre la nómina anuales, en lugar de trimestrales, pero el IRS notificará al empleador si se realiza tal cambio.
Impuesto federal al desempleo
El impuesto federal al desempleo se informa anualmente y los empleadores no están obligados a presentar una declaración trimestral. Sin embargo, el IRS requiere que los empleadores realicen depósitos trimestrales. Esto requiere que los empleadores creen un informe interno para calcular el depósito. Algunos programas de software que se utilizan para preparar cheques de nómina pueden generar el informe necesario, o los empleadores pueden preparar un informe manual. Los depósitos vencen al final del mes siguiente al final del trimestre.
Impuesto estatal sobre la nómina
En los estados con un impuesto sobre la renta, los empleadores generalmente deben presentar declaraciones de nómina trimestrales para informar el monto del impuesto estatal sobre la renta retenido de los empleados. La fecha de vencimiento varía según el estado. Por ejemplo, Washington exige que los empleadores presenten un informe antes del final del mes siguiente al final del trimestre, mientras que Maryland exige el informe a más tardar el día 15 del mes posterior al final del trimestre. Los empleadores deben comunicarse con la comisión tributaria estatal para determinar los requisitos.
Impuesto estatal de desempleo
Además de pagar los impuestos federales por desempleo, es posible que los empleadores tengan que remitir los impuestos estatales por desempleo. Por lo general, los empleadores pagan el costo total de SUTA, que significa la Ley Estatal de Impuestos al Desempleo. Cada estado tiene diferentes requisitos con respecto a la cantidad mínima de salario que un empleador debe pagar antes de ser responsable de SUTA. Normalmente, los estados no cobran SUTA en todos los salarios pagados. Por ejemplo, un estado puede requerir pagos de SUTA sobre los primeros $ 7,000 ganados por cada empleado durante un año calendario. Los informes trimestrales suelen enumerar a cada empleado, su número de seguro social y la cantidad de salarios pagados durante el trimestre que están sujetos a SUTA, pero los formatos exactos varían.
Compensación para trabajadores del estado
En algunos estados, los empleados pueden comprar un seguro de compensación para trabajadores a través de un transportista privado. En otros estados, como Oklahoma, los empleadores pueden autoasegurarse y remitir informes trimestrales al estado. El seguro de compensación para trabajadores se basa en el historial de reclamos del empleador y es un porcentaje de la nómina. Diferentes ocupaciones con el mismo empleador pueden tener diferentes tasas de compensación para trabajadores. Por ejemplo, una empresa de fabricación puede tener una tarifa más baja para el personal de oficina que trabaja en la oficina principal que para los operadores de torno que trabajan en la planta.