Las regulaciones fiscales federales, según las interpreta el Servicio de Impuestos Internos (IRS), establecen claramente qué califica como gasto comercial y qué no. De acuerdo con las pautas del IRS, todos los gastos comerciales deducibles "deben ser tanto ordinarios como necesarios". Los gastos de envío, en forma de franqueo, flete y empaque, se consideran necesarios y ordinarios en la operación de la mayoría de los tipos de negocios. Por lo tanto, los cargos incurridos por el envío son un gasto necesario y ordinario según las regulaciones del IRS y califican como un gasto comercial deducible de impuestos en la mayoría de los casos. En otros casos, los gastos de envío se incluyen al calcular el costo de los bienes vendidos.
Necesario y ordinario
Según las regulaciones del IRS, una empresa puede deducir cualquier gasto que sea "necesario y ordinario" para las funciones comerciales. Para cumplir con el criterio de ordinario y necesario, un gasto debe ser común y apropiado para el tipo de negocio que reclama el gasto. En otras palabras, los gastos de envío para una empresa de comercialización son comunes, por lo que son necesarios y ordinarios. Si la empresa fabrica y envía productos, nuevamente el costo es necesario y ordinario, al igual que el costo de empaquetar productos.
Envío en el costo de los bienes vendidos
En la Guía de impuestos del IRS para pequeñas empresas, para los contribuyentes que usan el Anexo C, las instrucciones para calcular el "costo de los bienes vendidos" enumeran el envío como un gasto deducible que se agregará al total. Las instrucciones para incluir "Otros costos" establecen que en un negocio de fabricación o minería, los contenedores pueden incluirse en el costo de los bienes vendidos con la cantidad total deducida. La guía continúa especificando que si los contenedores no son "una parte integral del producto de fabricación", los costos de los contenedores o embalajes se deducen como costos de envío o gastos de venta. Además, el costo de los bienes vendidos incluye el flete y los cargos incurridos para recibir los materiales necesarios para fabricar los productos para la venta.
Gastos de envío en viajes
Según la guía de impuestos federales para pequeñas empresas, se permite el envío deducido como parte de los gastos de viaje cuando "las muestras o el material de exhibición deben enviarse entre ubicaciones de trabajo permanentes y temporales. Un ejemplo de cuándo una empresa podría necesitar utilizar el envío en esta situación podría ser una feria comercial donde el gerente o el personal de ventas muestra los productos a los posibles compradores. A menudo, los productos se envían con anticipación a las ubicaciones de la feria comercial para llegar antes que los vendedores.
No es necesario y ordinario
El IRS enumera ejemplos de gastos que no califican para deducciones, uno de los cuales son los gastos personales y familiares. Por ejemplo, supongamos que su cónyuge depende de que usted recuerde el cumpleaños de la tía Jane y le envíe un regalo, y le envía un paquete grande desde su oficina. Los gastos de envío no son deducibles de impuestos para dicho paquete, a pesar de que puede utilizar suministros comprados con ingresos comerciales y gastos de envío que pertenezcan a la empresa comercial. Se debe cumplir con lo ordinario y necesario para fines comerciales para reclamar legítimamente cualquier cargo de envío como gasto comercial.