Aunque los estados no requieren que las compañías de responsabilidad limitada registren las actas de las reuniones, los propietarios de pequeñas empresas conocen el valor de mantener registros comerciales detallados. Tener un registro preciso de los temas discutidos durante las reuniones puede hacer que las reuniones futuras sean más productivas y preservar el "velo corporativo" que protege a los miembros de una LLC. Si no tiene experiencia en la creación de minutos, existen herramientas de software para agilizar e incluso automatizar el proceso.
Formato de actas de LLC
El formato de las actas de las reuniones de la LLC debe parecerse mucho al de una corporación. La primera parte del acta establece los hechos de la reunión: la fecha, la hora y el lugar. Si se hace una moción durante la reunión, el acta refleja quién hizo la moción, así como el resultado de la moción. Otros elementos que se registran en las actas incluyen las votaciones realizadas durante la reunión y las actualizaciones sobre la actividad y los objetivos recientes de la empresa. Al final de la reunión, se registra el tiempo de levantamiento y todos los miembros presentes firman el acta.
Herramientas de software
Las pequeñas empresas pueden elegir entre una variedad de productos de software que ayudan en minutos. Algunos, como ComplianceLock, ayudan a las corporaciones y LLC con todos los aspectos del cumplimiento, incluidas las minutas de las reuniones, los requisitos de presentación anual y las fechas límite de impuestos. El software puede generar actas de reuniones para el usuario, completando la información de la empresa y el texto estándar. Otros productos como MinuteTraq son productos de gestión de reuniones para empresas. La funcionalidad de MinuteTraq utiliza la agenda de su reunión como entrada para generar un documento de Word que contiene las actas. Se requiere una entrada mínima de datos, porque el programa completa automáticamente la mayor cantidad de información posible. MinuteTraq brinda soporte para otros documentos comerciales además de las actas, incluidas agendas, cartas y avisos legales.
Servicios en línea
Las aplicaciones basadas en web como Rocket Lawyer, ManageMyMinutes y LegalZoom también contienen elementos de creación de minutos. Los usuarios seleccionan entre las plantillas disponibles y siguen las instrucciones de un asistente incluido o del proceso de cuestionario. Estos productos proporcionan a los usuarios un documento completo para descargar. ManageMyMinutes también archiva las actas electrónicamente e incluye la funcionalidad de calendario para recordar a los usuarios sobre los plazos de cumplimiento futuros.
Consideraciones
El precio varía considerablemente entre las herramientas disponibles para crear actas de la empresa. Debido a que los estados no requieren minutos para las LLC, considere el valor de las otras funciones incluidas con cada producto de software al evaluar una compra. Si bien las herramientas de creación de minutos son útiles, es posible crear minutos LLC sin usar un software de procesamiento de texto y una plantilla personalizable.