El correo electrónico proporciona a los profesionales de negocios una forma fácil y rápida de intercambiar información de forma electrónica. Como ocurre con todas las formas de correspondencia escrita en el mundo empresarial, los correos electrónicos deben estar redactados y formateados de manera profesional. Aunque esta forma de comunicación avanzada promueve la mensajería rápida, no tomarse el tiempo para adherirse a los estándares de etiqueta puede ponerlo en problemas con su supervisor.
Usar líneas de asunto
Según Purdue University, siempre complete la línea de asunto con el tema de su correo electrónico. Esto permite a los destinatarios saber de qué se trata su correo electrónico y cómo deben priorizar la lectura de su correo electrónico frente a las docenas (o cientos) de otros correos electrónicos que tienen que leer. También debe considerar que sus destinatarios pueden haber estado esperando ansiosamente un correo electrónico suyo sobre un tema en particular, pero, a menos que su correo electrónico tenga una línea de asunto, es posible que no sepan abrirlo.
Establecer un tono profesional
El tono de su correo electrónico siempre debe ser profesional. Como se recomienda en un artículo de junio de 2010 en Inc.com, no bromee ni use el sarcasmo, evite la jerga o la jerga de moda y evite ser juguetón o cursi. Agregar caras sonrientes y otros emoticonos en un correo electrónico comercial es inapropiado. Incluso si conoce a la persona a la que está enviando el correo electrónico, no sabe cuántas otras personas podrían ver su correo electrónico.
Saludos adecuados
Como lo haría con una carta escrita a mano (o mecanografiada), use los saludos adecuados en su correo electrónico. Purdue University aconseja a los redactores de correo electrónico que se dirijan a los destinatarios con un cordial saludo, como "Buenos días", y concluyan el correo electrónico con "Atentamente" o "Gracias". Este tipo de saludos mantienen su correo electrónico profesional y educado.
Utilice fuentes profesionales
La fuente que usa en su correo electrónico es un reflejo de usted. Las fuentes con apariencia de dibujos animados, como las fuentes con letras onduladas o burbujeantes, hacen que el remitente parezca infantil, lo que disminuye la profesionalidad de la comunicación. Mantenga las fuentes profesionales. Según Wellesley College, las mejores fuentes para utilizar con fines comerciales son Times New Roman, Arial y otras fuentes impresas en libros.
Además, absténgase de cambiar la fuente para que esté en mayúsculas, ya que esto se interpreta en la comunicación en línea como un grito.
Revise su correo electrónico
No es profesional enviar correos electrónicos con errores ortográficos, de puntuación y otros tipos de errores gramaticales o técnicos. Tales errores hacen que parezca que no posee las habilidades de escritura adecuadas. Utilice la función de revisión ortográfica de su programa de correo electrónico para corregir las palabras mal escritas y siempre revise su composición antes de presionar el botón "Enviar".