Cada empresa u organización tiene individuos y grupos que están interesados en las actividades de la empresa y tienen un interés en su éxito. Mantener informadas a las partes interesadas es la mejor manera de mantenerlas comprometidas y actualizadas sobre temas que tienen un impacto potencial en el negocio. Al involucrar a las partes interesadas en la toma de decisiones y comunicarse regularmente a través de reuniones y otros canales, será más fácil obtener su aprobación para nuevas ideas y su apoyo si surgen problemas.
Interesados
Las partes interesadas internas pueden incluir empleados, gerentes, departamentos, grupos demográficos, la junta directiva o cualquier grupo o individuo potencialmente afectado por un programa o política o con la necesidad de saber. Las partes interesadas externas incluyen accionistas (o accionistas), que poseen acciones de la empresa, clientes, proveedores, sindicatos, grupos comunitarios y el gobierno. Las partes interesadas difieren según el tema. Por ejemplo, es probable que el gobierno, los proveedores y los clientes no sean partes interesadas en una nueva política de capacitación interna.
Participantes de la reunión
Cuando se programa una reunión de partes interesadas, se invita a asistir a un representante de cada uno de los grupos de partes interesadas. Otros miembros del grupo de partes interesadas también pueden participar dependiendo de su necesidad de saber y su capacidad para contribuir a la discusión. Uno o más miembros del personal del departamento responsable de las relaciones con las partes interesadas también están presentes para facilitar la discusión, tomar notas y atender la logística de la reunión. Se invita a expertos en la materia, internos o externos, a realizar presentaciones sobre un tema específico o responder preguntas.
Reuniones
La frecuencia de las reuniones de las partes interesadas depende de la naturaleza de la comunicación general con las partes interesadas. Cuando las partes interesadas se mantienen informadas a través de boletines, correos electrónicos e informes periódicos a través de un sitio web, es posible que una reunión solo sea necesaria para un informe de progreso anual o para votar sobre un tema específico. Las reuniones también se llevan a cabo cuando las partes interesadas deben estar al tanto de un nuevo programa o dar retroalimentación sobre un tema. Los comités permanentes compuestos por partes interesadas a veces se crean para reunirse de manera regular y servir como órganos de toma de decisiones o juntas asesoras para una empresa u organización.
Temas
Las reuniones de partes interesadas cubren una amplia gama de temas. Las sesiones de negociación entre sindicatos y empresas son un tipo de reunión de partes interesadas. Los miembros de la comunidad, los legisladores y las empresas locales son partes interesadas en las leyes de zonificación y asistirían a una reunión que involucre la rezonificación para nuevas construcciones. Un departamento que planee revisar el sitio web de la empresa se reuniría con los propietarios de contenido y otras personas que dependen de Internet para fines comerciales para obtener sus opiniones sobre el proceso.
Resultado de la reunión
Las actas de las reuniones generalmente se registran y distribuyen a todos los grupos de partes interesadas e individuos que asisten a la reunión. Las minutas efectivas de la reunión incluyen cuándo y dónde se llevó a cabo, los participantes y sus roles, los temas discutidos, las decisiones tomadas, los elementos de acción y responsabilidades, y los elementos transferidos para futuras discusiones.