Las reuniones pueden ser encuentros dinámicos donde nacen ideas innovadoras. También pueden incitar rápidamente los ánimos, ya que los participantes se alejan sintiendo que han perdido el tiempo y no han logrado nada. Como propietario de una pequeña empresa, es su trabajo orientar la reunión hacia lo dinámico y lejos de lo frustrante. Para hacer eso, debe duplicar el tiempo que dedica a elaborar la agenda, según "Forbes". Como parte de su proceso de elaboración de la agenda, deberá crear elementos de enfoque, que den forma al contenido y la dirección de su reunión.
Importancia organizacional
Un elemento de enfoque, también conocido como elemento de la agenda, elemento de acción o tema, es un elemento programado para ser considerado o discutido durante una reunión. La agenda de una reunión es una lista de temas centrales, los participantes responsables de presentarlos o discutirlos y la cantidad de tiempo que se les dedica. Organizados estratégicamente en la agenda, el orden de los elementos de enfoque ofrece una descripción general de la estructura de la reunión. Por ejemplo, el primer elemento de enfoque será el primer punto discutido, mientras que el último elemento de enfoque será el tema final considerado antes de que finalice la reunión.
Énfasis en la acción
Los elementos de enfoque deben comenzar con verbos de acción para ayudar a los miembros a comprender lo que se necesita lograr. Por ejemplo, si solo enumera la "lista de invitados al evento", los participantes no sabrán si está refinando, revisando, eligiendo o corrigiendo la lista de invitados. En su lugar, escriba "Vote en la lista de invitados al evento". Esto hace que el elemento de enfoque sea mucho más claro y los participantes de la reunión sabrán qué esperar.
Seleccionar elementos de enfoque
Antes de decidir los elementos de su enfoque, determine lo que quiere lograr al cierre de la reunión. Una vez que conozca los objetivos de su reunión, puede desarrollar elementos de enfoque que lo ayuden a alcanzarlos. Los buenos lugares para buscar elementos de enfoque incluyen las actas de la última reunión y los comentarios de los participantes. Una vez que haya desarrollado una lista de posibles elementos de enfoque, asegúrese de que los elementos estén relacionados y que involucren a todos los participantes. Si no es así, considere tener más de una reunión para asegurarse de que los participantes se mantengan enfocados e involucrados.
Estar preparado
Si coloca un tema de enfoque en la agenda de su reunión, asegúrese de que usted o el participante seleccionado esté listo para abordarlo reuniendo los materiales de apoyo necesarios. Por ejemplo, si su elemento de enfoque dice "Aprobar informes financieros", necesitará tener los informes en la reunión con usted. Como propietario de la empresa, puede asegurarse de que tendrá una buena reunión verificando que cada participante tenga acceso a los materiales de apoyo necesarios unos días antes de la reunión.