Los sistemas de programación computarizados son un método para utilizar algoritmos y reglas de programación para ayudar a varias personas a administrar citas y reuniones. La programación computarizada permite a los usuarios compartir públicamente el tiempo libre en sus calendarios, mientras mantienen en privado citas específicas. Suelen ser más eficientes que la programación manual, pero una buena secretaria de citas puede manejar algunas situaciones de manera más eficaz.
Métodos de programación manual
El método de lápiz y papel es la forma antigua de programar citas para un grupo de trabajo, en el que toda la programación se canaliza a través de una secretaria de citas con un calendario central. En este modelo, las personas cuyo horario se está reservando deben registrarse regularmente para averiguar cuál es su horario y para informar a la secretaria qué horarios no están disponibles. Con grupos de trabajo grandes o horarios muy ocupados, este sistema puede volverse insostenible rápidamente.
Calendario público
El primer paso para computarizar un horario es ingresarlo en un sistema de calendario alojado. La mayoría de los calendarios compartidos permiten a los usuarios designar partes de sus horarios como públicos y partes como privadas, por lo que, por ejemplo, un usuario puede publicar su horario de trabajo y el tiempo de trabajo disponible para las reuniones, pero ocultar las áreas personales de su calendario. En este modelo, la mayoría de los sistemas de calendario permiten a los usuarios solicitar horas de reunión, que luego deben ser confirmadas por los participantes invitados antes de que aparezca como una cita.
Sistemas abiertos de citas
Un paso más allá del calendario público es un sistema de citas publicado, que aumenta el calendario del grupo de trabajo con la capacidad pública de solicitar citas. Por ejemplo, el consultorio de un médico puede publicar un calendario de citas que permite a los pacientes ver la próxima disponibilidad y solicitar sus citas en línea. O los pacientes pueden solicitar el primer espacio disponible en un día específico de la semana. En estos casos, las solicitudes de citas públicas se manejan de la misma manera que las invitaciones a reuniones en un sistema cerrado; las citas deben ser confirmadas por los miembros del grupo de trabajo, después de lo cual aparecen como bloques de tiempo no disponibles en el calendario.
Desventajas de la programación computarizada
Los horarios computarizados funcionan muy bien solo cuando todos los participantes se comprometen a mantener sus calendarios actualizados. Cuando algunos usuarios del sistema no saben cómo mantener sus calendarios actualizados, el sistema puede desmoronarse. Por ejemplo, en el ejemplo anterior del consultorio del médico, si un médico programa una cita fuera del sitio pero no marca su tiempo de viaje como no disponible, aparecerá demasiado tiempo como disponible en la oficina en casa. En estos casos, un método combinado de informatización más una secretaria de citas competente puede ayudar a mantener las cosas en orden.