El uso de Google Docs le permite colaborar con otras personas en documentos en tiempo real. Esto facilita la actualización de un documento de grupo y la información de otros. Al utilizar este servicio, no es necesario que envíe el documento solo a personas que tengan cuentas de Gmail. Google Docs no se limita a los usuarios de Gmail.
Cuenta Google
En lugar de estar obligados a tener una cuenta de Gmail, los usuarios solo necesitan una cuenta de Google. Los usuarios pueden configurar cuentas de Google con cualquier dirección de correo electrónico. Cuando desee configurar una cuenta de Google, simplemente navegue a la página de la nueva cuenta y luego ingrese su dirección de correo electrónico existente, contraseña y otra información personal. Esto le permite acceder a cualquiera de los productos que Google ofrece de forma gratuita, como Docs, Adsense y Webmaster Tools.
Accediendo a Google Docs
Después de crear un documento en Google Docs, tiene la autoridad para permitir que otras personas accedan a él. Cuando vas a la sección "Compartir este documento" de Google Docs, te da la opción de ingresar direcciones de correo electrónico. Una vez que envía las direcciones de correo electrónico, envía un correo electrónico a esa persona. Una vez que hace clic en el enlace del correo electrónico, se lo lleva a una pantalla de inicio de sesión. Necesitará una cuenta de Google para acceder al documento.
Acceso instantáneo
Tan pronto como la persona que hizo clic en el enlace se registre en Google, será llevada al documento. En ese momento, todo lo que haya incluido en el documento será visible para esa persona. Cuando el nuevo usuario realiza un cambio en el documento, aparecerá en su pantalla mientras visualiza el documento. Esto le permite trabajar en un documento al mismo tiempo con otra persona sin duplicar ningún trabajo.
Publicar en la Web
Otra opción a considerar es la publicación de su documento en la Web. Con el programa Google Docs, cualquier documento que cree se puede publicar fácilmente como cualquier otra página web. Luego, simplemente dé la dirección web a otras personas que desee que la vean. Cuando haga esto, los otros usuarios no podrán editar el documento. Básicamente, esta opción crea un sitio web para que sus lectores revisen sus documentos. Esto no requiere acceso a Gmail o incluso una cuenta de Google para verlo.