Cuando una empresa o departamento celebra una reunión, la preparación de una agenda formal a menudo se suma a su naturaleza profesional. La agenda describe el flujo de la reunión, incluidos los puntos de discusión, los presentadores y los plazos. También a menudo distingue entre temas de reuniones nuevos y asuntos antiguos. La diferencia central es que los negocios antiguos implican la discusión de actividades existentes o eventos realizados anteriormente, mientras que los negocios nuevos inician la conversación sobre una actividad o evento.
Actividades en marcha
Algunos negocios antiguos se derivan de actividades comerciales en curso. La empresa puede tener un evento pendiente, por ejemplo, y los planes y responsabilidades se revisan y discuten durante cada reunión previa a la fecha del evento. Las actividades en curso también resultan cuando la organización o el departamento se involucra en un proyecto que se lleva a cabo durante semanas o más; cada empleado puede actualizar al grupo sobre su rol en el proyecto.
Negocios inconclusos
Asuntos pendientes es una etiqueta común que se le da a los temas de conversación de una reunión anterior que se pospusieron o dejaron sin resolver. Esto ocurre a menudo cuando alguien trae nuevos asuntos al final de una reunión, que se convierten en asuntos pendientes en la siguiente. Un empleado puede sugerir un proyecto o actividad que requiera un mayor debate, por lo que los gerentes deciden incluirlo en la agenda de la próxima reunión.
Nuevo negocio planificado
Los nuevos negocios pueden ser planificados o espontáneos. Los nuevos negocios planificados incluyen nuevas propuestas o temas determinados con anticipación por los gerentes o líderes de la reunión. Si el gerente tiene una idea para una actividad, por ejemplo, podría aparecer en la lista de nuevos negocios. Un gerente de departamento o división también puede planear comunicar una nueva política o procedimiento de la empresa a los empleados en una reunión determinada y enumerarlo como un nuevo tema comercial.
Nuevos negocios no planificados
Los asuntos nuevos generalmente se discuten cerca del final de una reunión. A menudo, después de que los participantes terminan con los temas planificados, el líder de la reunión permite que cualquier persona con un nuevo tema o idea empresarial lo presente. Esto es para fomentar la participación de los empleados y generar nuevas ideas. También permite una comunicación eficaz del equipo o del departamento sobre los problemas actuales. Si es breve, estos nuevos elementos comerciales pueden terminarse o resolverse rápidamente. De lo contrario, pueden posponerse para la próxima reunión.