La colaboración es una determinación colectiva para llegar a un acuerdo o alcanzar un objetivo mediante el intercambio de información y el consenso del grupo. Una reunión de equipo colaborativo ocurre cuando un grupo de personas con diferentes habilidades, experiencia y responsabilidades se unen para trabajar hacia un objetivo común. La mayoría de las reuniones de equipo colaborativo tienen ciertos elementos en común que permiten que el grupo alcance un resultado exitoso.
Planificación
La planificación de una reunión colaborativa marca el tono de su dirección. En una reunión colaborativa, la agenda o agenda es una lista de temas para discutir en orden de importancia. Antes de la reunión, los participantes reciben una copia de la agenda para que todos sepan de qué se trata la reunión y puedan prepararse en consecuencia. Los participantes pueden agregar elementos a la agenda o pedir que ciertos temas tengan más o menos tiempo. Las agendas de las reuniones anteriores pueden ayudar al grupo a realizar un seguimiento del progreso general de la colaboración.
Fijación de Metas
El logro de metas es el resultado típico de cualquier reunión colaborativa. Los participantes deben identificar el resultado esperado de la colaboración y acordar el objetivo de la reunión. Esto incluye la designación de funciones de liderazgo como facilitador, cronometrador y registrador. Por lo general, los miembros del equipo también completan tareas individuales en la reunión del equipo que son útiles para lograr los objetivos generales.
Comunicación
Para una colaboración exitosa, la interacción es necesaria, ya sea en persona o virtual. Durante la reunión, cada participante comunica su punto mediante el uso de diversas herramientas, como folletos, diagramas de pizarra o presentaciones en power point. La comunicación también implica habilidades de manejo de conflictos para ayudar a las personas con diferentes puntos de vista a evitar cuellos de botella durante la reunión o para tratar con un miembro del equipo demasiado crítico.
Decisión
Las reuniones de equipo colaborativo generalmente utilizan la toma de decisiones basada en consenso para llegar a un acuerdo con el que todos puedan vivir. En un grupo colaborativo, ningún participante está completamente satisfecho con la decisión del grupo y el resultado generalmente implica un compromiso por parte de todos los participantes. En casos de desacuerdo inquebrantable, el facilitador puede solicitar una mayoría de votos si esa es la única forma de llegar a una decisión.