Los estados financieros comerciales utilizan los términos "ventas" y "recibos" en sus informes, según el tipo de estado de cuenta y el sistema contable de la empresa. Si bien los términos suenan similares y, a veces, personas que no están familiarizadas con los estados financieros comerciales los usan indistintamente, las ventas y los recibos tienen definiciones diferentes. Las ventas y los recibos también representan datos diferentes en los informes financieros.
Ventas
Las ventas son el intercambio de productos o servicios por dinero, ya sea pagado ahora o en el futuro. Cuando su empresa ofrece un producto a un cliente a cambio de una contraprestación, la empresa ha realizado una venta y puede informar esa venta en sus estados financieros. Las ventas forman el comienzo del estado de resultados y todos los gastos se restan del monto total de las ventas para mostrar las ganancias del negocio.
Recibos
Los recibos son la cantidad de efectivo que recibe una empresa durante cualquier período contable. Los recibos son ventas en efectivo, así como dinero recibido en la cuenta de un cliente. Los recibos también incluyen cualquier efectivo recibido en el negocio de cualquier fuente, incluidos los fondos de préstamos o líneas de crédito o fondos de inversores. Los recibos de efectivo se muestran en el estado de flujo de efectivo, que es útil para mostrar cuánto dinero está disponible para que la empresa pague sus obligaciones financieras.
Contabilidad de precisión
Para comprender completamente el concepto de ventas y recibos, debe tener conocimientos de contabilidad de acumulación (o devengo). Con la contabilidad de acumulación, las ventas se contabilizan en los libros de la empresa cuando se entrega la mercancía o el servicio y se factura al cliente. Esto es completamente independiente de cuándo el cliente paga la factura. La contabilidad de acumulación (o devengo) permite estados financieros más precisos, porque los gastos y los ingresos están más estrechamente relacionados con el momento en que realmente ocurrieron.
Contabilidad de caja
En algunos casos, su empresa puede optar por utilizar la contabilidad de caja. La contabilidad basada en efectivo es simple en comparación con la contabilidad de acumulación (o devengo). Las ventas se registran cuando se recibe el efectivo del cliente, independientemente de la fecha en que se entregó el producto. Los gastos se contabilizan de la misma manera o cuando se desembolsa el efectivo para pagar la factura. Los negocios más pequeños y los negocios que no tienen inventario a menudo utilizan la base contable de efectivo.