Al equipar su empresa con el equipo de oficina adecuado, es fundamental saber con precisión qué dispositivos necesita. Las fotocopiadoras, las máquinas de fax y los escáneres brindan funciones vitales para procesar el papeleo en una oficina, pero es posible que no sean necesarias según las necesidades de su empresa. Comparar estos dispositivos con lo que necesita puede ayudarlo a decidir qué equipo lo ayudará a que todo funcione sin problemas.
Función
Las fotocopiadoras, las máquinas de fax y los escáneres tienen diferentes propósitos dentro de la oficina, a pesar de tener algunas características similares. Las fotocopiadoras están diseñadas para escanear rápidamente texto o una imagen de una hoja de papel y reproducirla en una hoja de papel en blanco. Las máquinas de fax escanean una imagen o escriben en una hoja de papel y transmiten digitalmente la información a otra máquina de fax, que imprime una copia. Los escáneres leen la información o las imágenes en una hoja de papel y capturan la información digitalmente como un archivo de imagen, que luego se puede alterar, almacenar o transmitir según sea necesario.
Similitudes
Los tres dispositivos tienen varias similitudes. Todos escanean datos de una copia impresa y traducen los datos de una forma u otra, y todos utilizan principalmente papel impreso como fuente de entrada. Los escáneres y fotocopiadoras suelen utilizar una cama de vidrio plana con un escáner y una luz que pasa por debajo del material de origen y lo escanea. Tanto los escáneres como las máquinas de fax interpretan la imagen del material de origen en una señal digital y la transmiten a otra fuente. Finalmente, tanto la máquina de fax receptora como la fotocopiadora producen una copia secundaria del documento fuente original.
Diferencias
A pesar de las similitudes, cada máquina se diferencia de las demás. Las fotocopiadoras hacen precisamente eso: copian. Pueden hacer copias individuales o copiar en lotes, pero todo lo que hacen es reproducir el material original. Las máquinas de fax generalmente no producen una copia para el remitente. La información escaneada está destinada a otro usuario y se le envía a través de una línea telefónica. A diferencia de ambos, el escáner no produce ninguna copia y no transmite la información a otro usuario; el escáner simplemente captura la información y la digitaliza. Cualquier réplica que utilice un escáner también requiere una impresora.
Máquinas combinadas
Si bien existen versiones independientes de fotocopiadoras, máquinas de fax y escáneres, las empresas más pequeñas pueden hacer mejor simplemente invertir en una de las muchas soluciones "todo en uno" disponibles, que también funcionan como impresoras. Estos dispositivos multipropósito pueden ser un poco más costosos, pero pueden ahorrar capital en general considerando el costo agregado de comprar una fotocopiadora, un escáner, una máquina de fax y una impresora individualmente.