Con la mayoría de las hojas de cálculo de Excel, ingresa datos manualmente en celdas y luego usa fórmulas u otras funciones para analizarlos o realizar cálculos. Si tiene una fuente de datos grande, como una base de datos de Access, una base de datos de SQL Server o incluso un archivo de texto grande, también puede recuperar datos usando Excel. El uso de declaraciones SQL en Excel le permite conectarse a una fuente de datos externa, analizar el contenido de una tabla o campo e importar datos, todo sin tener que ingresar los datos manualmente. Una vez que importe datos externos con declaraciones SQL, puede ordenarlos, analizarlos o realizar los cálculos que pueda necesitar.
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Abra Microsoft Excel y luego cree un nuevo archivo de libro de trabajo o abra un archivo existente al que desea conectar una fuente de datos externa.
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Haga clic en "Datos" en la cinta de Excel. Haga clic en el icono "De otras fuentes" en la sección Obtener datos externos. Haga clic en "De Microsoft Query" en el menú desplegable.
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Haga clic en el tipo de su fuente de datos en la ventana Elegir fuente de datos. Haga clic y habilite la opción "Usar el Asistente de consultas para crear / editar consultas", y luego haga clic en "Aceptar". La ventana Conectando a la base de datos aparecerá primero y luego, unos segundos después, aparecerá la ventana del explorador de archivos Seleccionar base de datos.
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Busque la carpeta y el archivo de su base de datos o archivo de origen de datos. Resalte el nombre del archivo de la fuente de datos y haga clic en "Aceptar". El cuadro del Asistente de consultas aparecerá en la pantalla.
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Haga clic y seleccione la tabla en la fuente de datos que contiene los campos que desea consultar con SQL e importar a su hoja de cálculo de Excel. Haga clic en el botón “>” en el medio de la ventana del Asistente de consultas para llenar las columnas en el panel de su consulta con los nombres de los campos de la tabla seleccionada en su fuente de datos. Haga click en el siguiente botón para continuar.
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Seleccione las opciones de filtro para que los datos se recuperen y se muestren en la hoja de cálculo si lo desea. Al crear un filtro para los datos en uno o más campos, le indica a Excel que recupere solo los datos de la fuente de datos que cumplan determinadas condiciones o criterios. Por ejemplo, si su fuente de datos contiene una lista de clientes y su información de contacto, es posible que tenga un campo en la tabla para los números de teléfono. Si solo desea recuperar clientes de la fuente de datos que tienen un código de área (919), puede hacerlo aplicando un filtro. Haga clic en "Phone_Number" u otro campo con un nombre similar en el panel Columna para filtrar y seleccione "contiene" en la lista de tipos de filtro. Ingrese "919" en el siguiente campo y presione "Siguiente".
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Seleccione un orden de clasificación ascendente o descendente para que los registros se recuperen de la fuente de datos. Haga clic en el botón "Siguiente". Habilite la opción "Devolver datos a Microsoft Excel" y haga clic en el botón "Finalizar".
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Haga clic y habilite la opción "Tabla" en la ventana Importar datos. Habilite la opción "Hoja de trabajo existente" y haga clic en el icono de "flecha roja" a la derecha del campo de celda debajo de la etiqueta Hoja de trabajo existente. Haga clic y seleccione la celda donde desea colocar la esquina superior derecha de la tabla de datos que contiene registros de la fuente de datos externa.
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Haga clic en Aceptar." Excel muestra una tabla con los registros recuperados que se devuelven como resultado de la consulta SQL subyacente de la fuente de datos por parte del Asistente de consultas.
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Vea la consulta SQL para ver cómo el código recupera datos de la fuente de datos externa. Haga clic en "Conexiones existentes" en la pestaña Datos. Haga clic en el icono "Consulta desde el tipo de fuente de datos" en la sección Conexiones de este libro de trabajo de la ventana Conexiones existentes. La ventana Importar datos aparecerá en la pantalla.
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Haga clic en el botón "Propiedades". En la ventana Propiedades de conexión, haga clic en la pestaña "Definición". Busque el texto en el cuadro Texto de comando. El código de consulta SQL nativo aparece allí. Para una consulta SQL que recupera registros de una tabla externa con la etiqueta "Personal_Contacts", el código sería similar al siguiente: SELECT tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.Email_Address Database1.accdb.tbl_Personal_Contacts tbl_Personal_Contacts
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Haga clic en el botón "Aceptar" para cerrar la ventana Propiedades de conexión. Edite otros datos en la hoja de cálculo y guarde el libro de trabajo según sea necesario.