El comando Subtotal de Excel le permite crear rápidamente subtotales en sus datos ordenados y luego contraer la vista para mostrar solo las nuevas filas de subtotales. Sin embargo, cuando intente copiar los subtotales por sí mismos, encontrará que Excel incluye las filas ocultas en su selección. Puede solucionar este problema utilizando un comando especial de Excel que elimina las filas ocultas de su área de selección.
Crear filas de subtotales
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Agregue una fila de título a su hoja de trabajo y elimine cualquier fila en blanco dentro de los datos.
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Ordene los datos según la columna que desea utilizar para definir sus subtotales. Por ejemplo, si tiene una lista de inventario que desea subtotalizar por tipo de artículo, puede ordenar la lista según la columna "Tipo de artículo". Para calcular el subtotal de las cifras de ventas por estado, ordene los datos por la columna de estado. Para ordenar por una columna en particular, haga clic en cualquier parte de sus datos, seleccione la pestaña "Datos" y haga clic en "Ordenar". Cambie la configuración de "Ordenar por" por el nombre de la columna y luego haga clic en "Aceptar".
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Haga clic en cualquier lugar donde se encuentren sus datos ordenados y luego haga clic en "Subtotal" en la pestaña Datos para comenzar a crear sus subtotales.
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Seleccione "Suma" de la lista desplegable "Usar función".
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Seleccione la columna que desea utilizar como categoría de subtotal de la lista desplegable "En cada cambio". Seleccione la misma columna que utilizó para ordenar anteriormente. Si está desglosando las cifras de ventas por estado, por ejemplo, seleccione la columna de estado.
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Marque uno o más de los nombres de las columnas en "Agregar subtotal a". Seleccione las columnas que contienen los números que está subtotalizando. Por ejemplo, si calcula el subtotal de las cifras de ventas, seleccione la columna que contiene los montos en dólares.
Copiar el resumen del subtotal
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Haga clic en el "2" en el área de esquema a la izquierda para contraer la hoja de trabajo de modo que solo los totales sean visibles.
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Resalta las filas. Aunque solo puede ver los totales, si los copia ahora, Excel incluirá las filas ocultas.
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Presione "Ctrl-G" o "F5" en el teclado para abrir el cuadro de diálogo "Ir a". Haga clic en el botón "Especial", seleccione "Solo celdas visibles" y luego haga clic en "Aceptar". Ahora, solo se seleccionan las celdas visibles. También puede utilizar "Alt-;" atajo de teclado para lograr lo mismo.
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Presione "Ctrl-C" para copiar las filas.