Los bancos, las uniones de crédito y las instituciones financieras deben someterse a una rigurosa revisión de los procedimientos y prácticas, al igual que las empresas públicas deben someterse a auditorías oficiales. Como parte de este proceso, los bancos deben evaluar transacciones financieras específicas, transferencias electrónicas, transferencias de cámaras de compensación automatizadas (ACH) y flujos monetarios de cuentas bancarias. Estas revisiones ayudan a garantizar la estabilidad del banco y el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Las empresas que realizan negocios con un banco que se somete a una auditoría pueden tener solicitudes oficiales de información o documentación adicional para ayudar a respaldar el proceso. Responder a una auditoría bancaria es generalmente un hecho de rutina y no debe ser motivo de alarma o ansiedad.
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Revise la solicitud de auditoría bancaria. Tenga en cuenta las restricciones de tiempo, los requisitos de datos, las preferencias de presentación y los métodos de transmisión. Si alguna información no está clara, obtenga una aclaración del contacto de auditoría del banco como se indica en la solicitud.
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Analice la solicitud con los gerentes financieros, los ejecutivos y el gerente de contabilidad de línea asociado con la fuente de información. Concéntrese en cómo se debe obtener y presentar la información. Haga una lluvia de ideas sobre las posibles ramificaciones de proporcionar la información. Busque asesoría legal si pudieran surgir problemas de confidencialidad, empleados, clientes o criminales al proporcionar la información solicitada.
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Cree un archivo y una ubicación de almacenamiento para la documentación. El requisito puede requerir una ubicación de almacenamiento de red segura y un sitio de almacenamiento físico. Asegúrese de que los datos estén seguros en todo momento y que solo el personal autorizado tenga acceso a los archivos.
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Extrae información o datos. Trabaje con el personal de tecnología de la información para ubicar la documentación en unidades de respaldo o almacenamiento externo si es necesario. Asegúrese de que la extracción de datos cumpla con los requisitos de seguridad y recopile toda la información relevante.
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Verifique los datos. Verifique la información con informes financieros, el libro mayor, informes de transacciones de pago y extractos bancarios. Utilice varios métodos de validación si es posible.
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Cree un paquete de datos e información que responda completamente a la solicitud de auditoría. El paquete debe incluir una carta resumida de los hallazgos, la documentación de respaldo según se requiera y las respuestas legales necesarias.
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Presentar la información de auditoría. Dependiendo del proceso de auditoría, los datos pueden transmitirse a una empresa de auditoría externa, un representante legal u otro agente designado. Si se solicita una auditoría de proceso, es posible que se requiera una revisión en el sitio para la transferencia de datos.
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Solicite una carta de cumplimiento de la auditoría. Solicite al contacto de auditoría del banco la documentación de su cumplimiento de la solicitud de auditoría. Cualquier cambio bancario requerido debido a los hallazgos de la auditoría debe describirse en la carta para su confirmación.