Los informes sobre métricas, las medidas que se utilizan para evaluar algún aspecto del desempeño de una empresa, no tienen valor si los gerentes no pueden convertir los datos en resultados. Los indicadores clave de desempeño, o KPI, dan significado a las métricas al garantizar que los datos sean relevantes para las metas y objetivos estratégicos de la organización. Los informes deben ser relevantes y digeribles para los gerentes, y deben llamar a la acción cuando los indicadores estén fuera del rango normal.
Información digestible
Los informes deben tener un formato que reduzca la complejidad de los datos de desempeño organizacional a una pequeña cantidad de métricas comprensibles. Los informes deben estar en un formato fácil de leer que permita a los gerentes o ejecutivos saber de un vistazo si las operaciones están en el objetivo. Los KPI que no alcanzan sus objetivos se pueden marcar en rojo u otro color llamativo. Por ejemplo, si la rotación es una preocupación dentro de un departamento y la cantidad de empleados que dejaron la empresa aumentó en un 40 por ciento en un mes, asegúrese de marcar este aumento en los datos.
Datos relevantes para la audiencia
Las métricas deben adaptarse a su audiencia. Los gerentes no quieren ser molestados con información que es irrelevante para su departamento, marco de tiempo o prioridades. Por ejemplo, un gerente financiero no estará interesado en un aumento en el número de llamadas de soporte a la mesa de ayuda de tecnología de la información o TI. Si bien este aumento parecería afectar las consideraciones financieras, las llamadas a la mesa de ayuda de TI están bajo el control del director de información y los gerentes de TI. Incluya solo información que sea relevante para el gerente de departamento o ejecutivo.
Métricas procesables
Una métrica procesable hace que alguien actúe. Todos los informes deben esforzarse por proporcionar información que permita a los tomadores de decisiones tomar decisiones informadas sobre cualquier cambio que deba realizarse. Las métricas y los KPI identificados en el informe deben resaltar lo que es más importante para el desempeño de la empresa en ese momento. Por ejemplo, en medio de una actualización de software, la cantidad de actualizaciones de versión fallidas es una métrica procesable que podría hacer que el gerente de proyecto vuelva a una versión anterior o tome otros pasos simplemente basándose en los datos reportados.
Estándares de la industria
La creación de un informe útil no tiene por qué hacerse desde cero. Abundan los estándares de la industria. Consulte las bases de conocimientos y los blogs de la industria para encontrar las mejores prácticas relevantes para su industria. Los informes de muestra como estos le permiten beneficiarse de la experiencia de sus compañeros. Por ejemplo, cuando se informa para un ejecutivo de marketing cuando las redes sociales y las vías de publicidad están cambiando rápidamente, las publicaciones de la industria brindan información de vanguardia.