Las organizaciones sin fines de lucro a menudo contratan planificadores de eventos profesionales para organizar cenas de recaudación de fondos. Las cenas de recaudación de fondos pueden recaudar fondos importantes y también brindar una oportunidad para que los partidarios de la organización, los voluntarios y el personal se mezclen, se diviertan y renueven su compromiso con la misión de la organización sin fines de lucro. Algunas organizaciones sin fines de lucro celebran cenas anuales de recaudación de fondos que se anticipan como eventos festivos de la comunidad para promover y apoyar una causa digna. Un evento memorable es importante, pero el propósito principal de la cena de recaudación de fondos es recaudar dinero. Con ese fin, se requiere una planificación y ejecución detalladas para un evento exitoso.
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Empiece a planificar la cena con suficiente antelación para realizar las tareas importantes. Por ejemplo, es posible que deba reservar una sala de banquetes u otros arreglos que requieran notificación previa.
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Reúnase con representantes de la organización sin fines de lucro para decidir los aspectos principales de la cena de recaudación de fondos, incluido el menú, la fecha y la hora y si el evento será estilo buffet o si habrá camareros. La organización sin fines de lucro podría decidir tener una cena sencilla o incluir una subasta u otro evento durante la cena.
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Redacte un contrato para sus servicios comerciales e incluya la cantidad que está cobrando por sus servicios, el trabajo a realizar y cómo se realizará el pago. Puede decidir pagar todos los gastos y enviar facturas para reembolso. Puede cobrar una tarifa plana por el evento que incluye todos los costos. Usted y la organización sin fines de lucro pueden decidir que su función se limita a la planificación y que la organización sin fines de lucro se encargará de las finanzas. Utilice el contrato firmado para guiar su trabajo con la organización sin fines de lucro.
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Desarrolle un presupuesto para la cena de recaudación de fondos que detalle los gastos, como salarios, costo de alquiler de la sala de banquetes, seguro de responsabilidad civil, catering o la compra de alimentos y bebidas, mesas y sillas, mantelería y costos de impresión y envío de boletos, mailers y otros anuncios. Incluya los precios de las entradas y las ganancias del proyecto en estos cálculos.
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Prepare una línea de tiempo que incluya la hora y la fecha de la cena de recaudación de fondos y las fechas para completar las tareas. Asigne personal para que se responsabilice del lugar de la cena, la venta de entradas, la comida, el entretenimiento, la instalación y la limpieza. Incluya reuniones periódicas en su cronograma para compartir informes de progreso y ajustar planes a medida que avanza.
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Busque un lugar para la cena que tenga el tamaño de habitación necesario, estacionamiento, baños y, si es necesario, una cocina para preparar la comida.
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Designe a una persona para administrar el personal y los voluntarios que hará el trabajo antes, durante y después de la cena de recaudación de fondos.
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Solicite a las empresas locales que patrocinen la cena y solicite donaciones en especie y en efectivo. Trabaje con la organización sin fines de lucro para realizar estas solicitudes según el estado de exención de impuestos de la organización. Los patrocinadores proporcionan fondos o donaciones en especie para ayudar con los gastos, ya sea en apoyo de una causa favorecida o de caridad o a cambio de publicidad del evento. Las fundaciones, las empresas locales y otras organizaciones que donan a organizaciones sin fines de lucro pueden ayudar a compensar los gastos del evento.
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Imprime entradas para la cena. Incluir en el ticket los apoyos de la organización o causa de la cena, nombres de patrocinadores e información sobre los eventos que se realizarán en la cena. Trabaje con la organización sin fines de lucro en la venta de boletos, utilizando personal, voluntarios y listas de correo de donantes.
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Anuncie la cena de recaudación de fondos con folletos, carteles y avisos en periódicos y publicaciones periódicas locales. Agregue el evento al sitio web y al boletín informativo de la organización sin fines de lucro. Envíe un correo a los partidarios de la organización, los voluntarios y otras personas y organizaciones que puedan estar interesadas en la cena. Notifique a los contactos de listas de la comunidad en estaciones de radio y televisión.
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Imprima programas para la cena de recaudación de fondos una vez que se hayan finalizado los planes para los oradores y los eventos durante la cena. Incluya patrocinadores y donantes que apoyaron la cena.
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Organice el evento de recaudación de fondos inspeccionando la ubicación, arreglando mesas y sillas, agregando flores o decoraciones al escenario o podio y decorando la habitación. Asegúrese de que la configuración contribuya a que los huéspedes disfruten de una buena experiencia.
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Asigne personal para trabajar en el evento que resolverá los problemas y se asegurará de que todo salga bien.
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Concluya la cena de recaudación de fondos con una reunión para revisar el evento, enumerar y documentar los gastos y desarrollar un informe final sobre el evento para presentarlo a la organización sin fines de lucro.