Sus clientes a menudo necesitan recibos de los bienes o servicios que compran. Un recibo proporciona prueba física de una compra y pago. Además, es posible que sus clientes quieran recibir recibos para corroborar los gastos de los empleados o las deducciones que reclaman en las declaraciones de impuestos. Sin embargo, no siempre es posible entregar a un cliente un recibo impreso automáticamente por una caja registradora. Por ejemplo, los representantes de ventas externos que aceptan pagos necesitan una alternativa. Incluso si todos los recibos de sus clientes se generan automáticamente, el sistema puede dejar de funcionar. Esté preparado para hacer un recibo de registro para que tenga una copia de seguridad útil
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Seleccione un formulario de recibo apropiado. Una opción es comprar blocs de recibos en blanco en una tienda de suministros de oficina. Si prefiere crear sus propios recibos e imprimirlos, utilice un programa de procesamiento de texto como Microsoft Office o un programa especializado de generación de recibos en línea. De cualquier manera, puede personalizar los recibos imprimibles para su negocio. Los requisitos comerciales varían, así que elija o diseñe un recibo que proporcione espacios para toda la información que necesita.
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Coloque el nombre y la dirección de su empresa en la parte superior del recibo. Incluya el número de teléfono y otra información de contacto, como su dirección web y correo electrónico. Si imprime sus propios recibos personalizados, la preimpresión de esta información garantiza la precisión y hace que completar los recibos sea más fácil y rápido.
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Ingrese la información de la transacción, comenzando desde la izquierda con el nombre de un producto y la cantidad de unidades compradas. A continuación, ingrese el precio por unidad. A la izquierda necesitas dos columnas. La primera es para créditos y la columna de la extrema derecha es para compras. Ingrese el precio de compra total para la cantidad de unidades vendidas. Repita estos pasos para ingresar la información de cada producto vendido en las líneas siguientes. Utilice la columna de crédito para un producto que un cliente haya devuelto o si descuenta el precio normal.
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Ingrese el monto total como subtotal en la parte inferior del recibo. En el espacio a continuación, ingrese el impuesto sobre las ventas, si corresponde. Sume el subtotal y el impuesto sobre las ventas juntos e ingrese el total en el espacio provisto. Si otorga crédito, es posible que sus clientes no paguen el monto total de inmediato. Si este es el caso, ingrese la cantidad pagada y el saldo pendiente. Firme el recibo si es apropiado para el tipo de transacción.