La clave para dar una sesión informativa exitosa es mantenerla precisa, concisa y clara. Aunque el objetivo puede ser similar a una presentación o discurso, el formato en sí es diferente. Sin embargo, al igual que en otros tipos de comunicación oral, una sesión informativa exitosa se centra en la audiencia. Si bien la información proporcionada durante una sesión informativa es importante, lo que es más importante es que la información evoca la respuesta deseada.
Mejores prácticas generales
Conozca su tema y comprenda completamente los objetivos para realizar la sesión informativa. A diferencia de un discurso, que a menudo se planifica hasta la última palabra, una sesión informativa satisfactoria se suele pronunciar de forma extemporánea. Un esquema bien organizado o algunas notas estratégicas e información de apoyo, como algunas diapositivas simples pero muy relevantes o folletos para la audiencia, es todo lo que debe llevar consigo al atril o podio.
Dar una sesión informativa organizada
Una sesión informativa exitosa tiene un comienzo, un cuerpo y un final distintos. Comience la sesión informativa presentando un resumen general de la información que está a punto de presentar. Una buena idea es simplemente hacer referencia a los puntos principales en su esquema informativo. El cuerpo de la sesión informativa debe hacer referencia a los objetivos en el orden en que se presentan en ese esquema. Organice los puntos principales de cada objetivo en un formato específico y en un orden lógico, como cronológicamente, utilizando un formato de causa y efecto u organización temática. El final debe consistir en un breve resumen de la información que se acaba de presentar. Asegúrese de agradecer a la audiencia por escuchar antes de concluir la sesión informativa.
Establecer una presencia dominante
El contacto visual, los movimientos corporales y la voz son elementos cruciales para el éxito de las sesiones informativas. No mire por encima de la cabeza de la audiencia o entre los miembros de la audiencia, sino que mantenga el contacto visual directo como lo haría durante una conversación normal. Busque y preste la atención más directa a los miembros de mayor rango de la audiencia, pero si es posible, intente prestar al menos algo de atención a cada miembro de la audiencia. Una postura firme y gestos naturales con las manos son importantes, ya que la mayoría de las sesiones informativas se entregan desde detrás de un atril o podio. Hable de forma clara y articulada para que sus palabras sean fáciles de entender. Además, varíe la velocidad, el volumen, la fuerza y el tono de su voz y su entrega.
Responder preguntas de la audiencia
Una sesión final de preguntas y respuestas es una característica distintiva de una sesión informativa exitosa. Solicite comentarios y esté preparado para responder una variedad de preguntas. Si bien es muy probable que pueda anticipar algunas de las preguntas más comunes, es posible que otras parezcan surgir de la nada. Si no puede responder una pregunta de inmediato, dígalo y dé un plazo para dar la respuesta. Hable con seguridad, mantenga las respuestas breves y no sea evasivo incluso ante una pregunta difícil o negativa.