Los ingresos que puede esperar de las inscripciones para una conferencia a menudo no son suficientes para cubrir los costos, y el dinero de los patrocinadores puede salvar la diferencia. Los patrocinadores potenciales quieren saber cómo su patrocinio beneficiará a sus empresas u organizaciones. Necesitan una descripción general de los asistentes esperados a la conferencia y ejemplos específicos de exposición u otros beneficios que puede ofrecer. El valor de los beneficios potenciales está influenciado por la cantidad de personas que aprenderán sobre el patrocinio, la prominencia que le otorga y qué tan bien las características de los asistentes a la conferencia esperados coinciden con los segmentos de mercado a los que se dirige el patrocinador. Una propuesta de patrocinio que cubra estos aspectos puede brindarle el patrocinio que necesita.
Identificar patrocinadores potenciales
1
Elabora una lista de empresas que ofrecen productos o servicios relacionados con el tema de la conferencia. Agregue organizaciones gubernamentales, agencias reguladoras y organizaciones sin fines de lucro que se ocupan de asuntos similares.
2
Investigue las organizaciones enumeradas para determinar si tienen programas de patrocinio. Verifique si han patrocinado conferencias o eventos similares en el pasado. Asegúrese de que las organizaciones tengan un interés demostrado en los segmentos de mercado representados por los asistentes a su conferencia.
3
Comuníquese con las organizaciones para averiguar si considerarían patrocinar su conferencia. Obtenga la información de contacto de la persona o departamento responsable de tomar la decisión.
Prepare su paquete de patrocinio
1
Reúna material sobre la conferencia, conferencias pasadas y patrocinadores si corresponde, objetivos de la conferencia, cómo funcionará y qué organizaciones participarán. Prepare un paquete de información atractivo a partir del material.
2
Prepare un análisis detallado de los asistentes esperados a la conferencia. Anote los números de los diferentes grupos de asistentes que espera, como presentadores, empleados de la empresa o público en general. Agregue cualquier información demográfica, laboral o de otro tipo que conozca, pero asegúrese de que la información sea anónima sin información privada identificable.
3
Detalla los beneficios que puedes ofrecer a los patrocinadores y evalúa cuánto vale cada beneficio haciendo referencia a eventos similares con tamaños de audiencia similares. Mire cuánto le costaría a un patrocinador llegar a la misma cantidad de personas a través de otros canales. Finalice el paquete de patrocinio con niveles y precios detallados.
Negociar el patrocinio
1
Envíe el paquete de patrocinio a cada uno de los patrocinadores potenciales. Haga un seguimiento para asegurarse de que lo hayan recibido y pregunte el nombre de la persona que lo está tratando. Comuníquese con la persona responsable y determine si está considerando su propuesta o si le gustaría que se cambiara algo. Realice los cambios que soliciten y que estén de acuerdo con usted.
2
Después de dar tiempo a sus patrocinadores potenciales para que consideren su propuesta, comuníquese nuevamente con la persona responsable y pregunte si la organización está interesada en el patrocinio. Haga arreglos para reunirse con aquellas organizaciones que estén interesadas.
3
Programe primero las reuniones con las organizaciones más interesadas y anímelas a que tomen el patrocinio más caro y de alto nivel. Ofrezca los niveles inferiores a las organizaciones menos interesadas en reuniones posteriores. Negociar para permitir que cada parte interesada patrocine el evento a un nivel con el que se sienta cómodo.