Las máquinas de fax representan un medio conveniente para compartir información que debe llegar más rápido de lo que puede transmitir el correo normal. Cuando la máquina con la que intenta contactar suena ocupada durante largos períodos de tiempo, la frustración de llevar su tarea de envío de faxes a una conclusión satisfactoria puede usurpar el tiempo de trabajo que de otro modo sería productivo. Para que su documento llegue a su destinatario, utilice un enfoque estructurado para solucionar los problemas de su posible conexión.
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Permita que su máquina de fax vuelva a marcar el número ocupado. Las máquinas de fax reintentan automáticamente las llamadas cuando la parte receptora no responde. El número de reintentos de su máquina puede ser ajustable, así que consulte la guía del usuario para conocer la configuración.
2
Llame a la línea de voz de un cliente o proveedor a cuyo número de fax directo está transmitiendo. Pregúntele cuándo espera que se despeje su línea de fax para que pueda determinar el tiempo de llamada. Si la línea no se despeja a tiempo, busque otro número de fax que pueda usar para enviar el material, ya sea a un compañero de trabajo de su contacto oa una línea de fax general.
3
Pregúntele a su destinatario si puede enviar el documento como un archivo PDF adjunto a un mensaje de correo electrónico. Si su transmisión consiste en un archivo que se originó en su computadora, puede destilarlo en formato Acrobat y enviarlo por correo.
4
Utilice la capacidad de transmisión programada de su máquina de fax para enviar el fax fuera del horario de atención cuando finalmente se despeje una línea excepcionalmente ocupada. Consulte con su destinatario para verificar que el material permanecerá intacto para su atención al día siguiente.