Los contadores pasan gran parte de su jornada laboral calculando números, informando transacciones financieras y realizando un seguimiento del dinero de una empresa. Aseguran que se paguen los impuestos y que todos los registros financieros cumplan con las regulaciones fiscales locales, estatales y federales. Todo esto requiere el uso de software, aplicaciones y programas especializados para crear una variedad de informes financieros para pequeñas empresas. Una computadora es beneficiosa para los contadores porque les permite realizar su trabajo de manera eficiente y precisa, mientras mantiene la información almacenada de forma segura.
Seguimiento de información
En un entorno empresarial, las computadoras suelen tener aplicaciones de hojas de cálculo, como Microsoft Excel, que se instalan manualmente o se empaquetan cuando se compra la computadora por primera vez. Las hojas de cálculo permiten a los contadores crear informes financieros personalizados para rastrear información específica. Estos programas pueden realizar una variedad de funciones, como sumar y restar números, simplemente formateando celdas en el archivo del proyecto actual. Este tipo de software agiliza los cálculos y los contadores pueden realizar todas las operaciones de manera más eficiente. Las hojas de cálculo también permiten a los contables importar y exportar datos a otras aplicaciones externas.
Programa de contabilidad
Los contadores también disponen de una variedad de programas de contabilidad. Los conjuntos de aplicaciones de contabilidad proporcionan programas e informes específicos para facilitar el trabajo de un contador. Estas herramientas pueden preparar documentos fiscales automáticamente y enviarlos electrónicamente a las agencias gubernamentales de informes. Los informes financieros se mantienen simplemente ingresando información y creando informes con un conjunto de pulsaciones de teclas, muchas de las cuales pueden ser configuradas por el usuario. Muchos programas de contabilidad también tienen aplicaciones específicas de la industria para diferentes tipos de pequeñas empresas.
Almacenamiento y accesibilidad
Una computadora ayuda a los contadores a almacenar y acceder a registros financieros, realizar cambios y aliviar la necesidad de mantener archivos en papel. Si se necesita papeleo, se puede acceder fácilmente a los archivos de computadora e imprimirlos junto con cualquier cambio que realice el contador en un momento dado. La capacidad de almacenamiento de una computadora ayuda a reducir los costos y hace que la información financiera sea más accesible. Los archivos financieros que requieren almacenamiento se pueden transferir a CD, unidades flash u otros dispositivos de almacenamiento.
Seguridad
Las computadoras permiten el acceso seguro a la información contable al requerir una contraseña para los archivos, programas y el propio sistema informático. Para la mayoría de las pequeñas empresas, dichos registros son confidenciales y solo pueden acceder a ellos personal específico, como ejecutivos, contadores, administradores de nómina y trabajadores de recursos humanos. En general, una computadora proporciona múltiples niveles de seguridad para proteger los registros financieros.